Zahlungserinnerung: Höflich formuliert

Jetzt muss die Zahlungserinnerung in die Post: Die Rechnung wurde schon vor einigen Wochen verschickt, die Zahlung ist bisher aber noch nicht eingegangen – wenn sich ein Schuldner im Zahlungsverzug befindet, ist das für den Gläubiger ganz besonders ärgerlich. Gerade in Bezug auf die Kundenbindung ist es jedoch gut, wenn ein Gläubiger erst einmal eine Zahlungserinnerung versendet. Diese enthält noch keine Gebühren, ist aber eine Erinnerung daran, dass eine Rechnung noch offen ist.

Die wichtigsten Informationen rund um die Mahnung

Die Mahnung ist eine Möglichkeit für den Gläubiger darauf aufmerksam zu machen, dass noch ein Rechnungsbetrag zu begleichen ist. In diesem Zusammenhang gibt es einige Informationen, die für den Gläubiger relevant sein können. Dazu gehören die folgenden Hinweise:

Es ist falsch, dass dreimal gemahnt werden muss, bevor weitere Schritte möglich sind.
Der Verzug bei Privatkunden tritt dann ohne Mahnung ein, wenn sie auf der ersten Rechnung bereits darauf hingewiesen werden, dass sie nach 30 Tagen in Verzug geraten.
Tritt der Verzug ein, können direkt Verzugszinsen gefordert werden.
Die Einleitung von einem gerichtlichen Mahnverfahren ist möglich.

Warum sollte erst eine Zahlungserinnerung geschrieben werden?

Eine Zahlungserinnerung per Telefon ist die erfolgversprechendste Variante und sollte stets in Erwägung gezogen werden. (#1)

Die Zahlungserinnerung ist für viele Unternehmen der erste Schritt, wenn sie feststellen, dass sich ein Kunde in Verzug befindet. Diese kleine und höfliche Erinnerung hat gleich mehrere Vorteile. So profitiert das Unternehmen davon, dass mit Hilfe einer richtigen Formulierung möglicherweise Kosten für ein gerichtliches Vorgehen gespart werden können.

Kein Unternehmen möchte seine offenen Posten gerne gerichtlich eintreiben. Vielmehr ist man daran interessiert, den Kunden auch dann nicht zu verärgern, wenn sich dieser bereits im Verzug befindet. Immerhin kann der Verzug ganz unterschiedliche Gründe haben.

Die Zahlungserinnerung ist eine freundliche Möglichkeit, auf offene Posten hinzuweisen und dafür zu sorgen, dass diese möglicherweise doch noch zeitnah beglichen werden. Dabei fühlen sich Kunden nicht direkt angegangen und sind vielleicht eher bereit, schnell zu reagieren, als wenn ihnen direkt Mahngebühren in Rechnung gestellt werden.

Interessant ist dabei die Frage, wie förmlich eine solche Zahlungserinnerung formuliert werden sollte. Bevor es zu einem großen Mahnverfahren mit Verzugszinsen kommt, weil sich der Kunde im Zahlungsrückstand befindet, kann erst einmal formlos an die Zahlung erinnert werden. Dies ist beispielsweise per Mail möglich. Wer möchte, der kann auch einen Anruf durchführen. Allerdings hat ein Gläubiger dann im weiteren Mahnverfahren keinen Nachweis in der Hand, dass bereits an die Zahlung erinnert wurde.

Welche Vorlage bietet sich für eine Zahlungserinnerung an?

Wenn Sie für die Zahlungserinnerung unsere höflich formulierte Vorlage benutzen, tragen Sie dazu bei, die Kundenbeziehung zu erhalten. (#2)

Eine Rechnungsvorlage aus dem eigenen Rechnungsprogramm ist schnell ausgefüllt, doch wie sieht es hier eigentlich mit einer Zahlungserinnerung aus? Oft gibt es auch hier bereits höflich formulierte Vorlagen, auf die zurückgegriffen werden kann. Das macht es leichter, die Erinnerung zu versenden.

Der Fokus sollte dabei jedoch auf der höflichen Formulierung liegen. Gerade die Zahlungserinnerung darf gerne noch so formuliert sein, dass sich hier niemand brüskiert fühlt. Dabei können Gläubiger tatsächlich am ehesten davon ausgehen, dass der Schuldner die Rechnung lediglich vergessen oder übersehen hat. Das ist menschlich und sollte für die Kommunikation miteinander als Basis genommen werden. Nachfolgend gibt es einige Formulierungen, die genutzt werden können, um die Zahlungserinnerung zu versenden.

Sehr geehrte Damen und Herren,

möglicherweise haben Sie die Rechnung vom xx.xx.xxxx übersehen und daher den Betrag noch nicht ausgeglichen.

Wir bitten Sie, den Ausgleich bis zum xx.xx.xxxx vorzunehmen.

Mit freundlichen Grüßen

Eine weitere Option stellt die folgende Formulierung dar.

Sehr geehrte Damen und Herren,

aktuell sind wir die offenen Posten durchgegangen und haben festgestellt, dass Sie die Rechnung vom xx.xx.xxxx noch nicht beglichen haben. Vermutlich haben Sie diese nur übersehen.

Um sicherzustellen, dass kein Fehler der Bank vorliegt, bitten wir Sie, den Ausgleich noch einmal zu überprüfen und bis zum xx.xx.xxxx vorzunehmen.

Mit freundlichen Grüßen

Hier können Sie die beiden Muster der Zahlungserklärung gleich als Word-Datei kostenlos herunterladen. Die Word-Datei können Sie sofort mit Ihrem Office-Paket benutzen und versenden.

Alle Stellen, die Sie ändern sollten, haben wir bereits rot markiert.

Bei einer Zahlungserinnerung ist es gut, wenn sich der Gläubiger noch mit der Androhung weiterer Schritte zurückhält. Normalerweise ist einem Gläubiger klar, dass es zu Mahnungen kommt, wenn er nun nicht auf die Erinnerung reagiert. Ebenfalls hilfreich ist es, in der Zahlungserinnerung die folgenden Punkte zu beachten:

Freundliche Ansprache des Kunden: im Idealfall eine persönliche Anrede nutzen.

Hinweis auf die noch offene Rechnung mit Zusammenfassung der Summe.

Hinweis auf die Überweisungsdaten, damit der Kunde nicht selbst suchen muss.

Hinweis, bis wann der Rechnungsbetrag bezahlt werden sollte.

Anhand der oben genannten Informationen kann der Schuldner ohne einen großen Aufwand die Rechnung begleichen.

Wann kann eine Zahlungserinnerung versendet werden?

Wann sollte die Zahlungserinnerung versendet werden? Der richtige Zeitpunkt trägt viel zur Wirkung bei. (#3)

Die Frage, wann die richtige Zeit für eine Zahlungserinnerung gekommen ist, stellen sich Gläubiger häufiger. Hier kommt Unsicherheit auf. Tatsächlich ist es jedoch gut, wenn man sich hier an einige Fristen hält, auch wenn es dafür keine rechtliche Grundlage gibt.

Die Zahlungserinnerung wird meist rund eine bis zwei Wochen nach der Fälligkeit der Rechnung versendet. Der Grund dafür ist, dass der Schuldner so noch ein wenig Zeit hat, die Rechnung zu begleichen, falls ihn bis hierher möglicherweise nur finanzielle Schwierigkeiten daran gehindert haben.

Das Zahlungsziel, das in der Erinnerung angegeben wird, sollte innerhalb der nächsten zehn Tage liegen. Auch dieser Zeitraum ist ausreichend, damit ein Schuldner eine Zahlung vornehmen oder sich an den Gläubiger wenden kann, wenn er um einen Zahlungsaufschub bitten möchte.

Wie geht es nach der Zahlungserinnerung weiter?

Ist dem Schuldner die Zahlungserinnerung zugestellt worden und hat er die Zahlung dennoch nicht vorgenommen, wird es nun Zeit für das Mahnverfahren. Wichtig zu wissen ist, dass der Versand von drei Mahnungen nicht notwendig ist. Eine Mahnung reicht aus und der Schuldner befindet sich in Verzug.

Allerdings greifen viele Unternehmen dennoch auf die drei Mahnungen zurück, weil sie davon ausgehen, dass sich so mehr gerichtliche Mahnverfahren verhindern lassen. Das gerichtliche Mahnverfahren hat die Problematik von Kosten, die erst einmal für den Gläubiger anfallen. Wer sich daher an den klassischen Weg halten möchte, der geht nach den einzelnen Schritten vor.

Wann sollten Zahlungserinnerung und Mahnungen verschickt werden?

Zahlungserinnerung versenden, nachdem die Zahlung überfällig ist

Mahnung versenden, nachdem die Zahlung 20 bis 30 Tage überfällig ist.

2. Mahnung versenden, nachdem die Zahlung 40 bis 50 Tage überfällig ist

3. Mahnung versenden, nachdem die Zahlung 60 Tage überfällig ist

Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahren ab 80 Tage nach Zahlungsziel

Wichtig zu wissen ist, dass sich das Zahlungsziel, welches die Basis für das Verfahren darstellt, nicht verlängert, wenn Zahlungserinnerungen und Mahnungen versendet werden. Wird von 20 bis 30 Tagen gesprochen, so ist damit das ursprüngliche Ziel gemeint.

Nachvollziehbar ist dies an einem Beispiel. Wenn ein Schuldner ein ursprüngliches Zahlungsziel zum 1. März hatte und dieses nicht einhält, wird eine Zahlungserinnerung versendet. Diese erfolgt zehn Tage nach diesem Ziel, am 10. März und enthält die Bitte, bis zum 17. März zu zahlen. Wenn bis 20. März keine Zahlung eingegangen ist, wird die erste Mahnung versendet. Auch hier wird ein Zahlungsziel gesetzt.

Gebühren für die Mahnungen

Gläubiger dürfen Mahngebühren und Verzugszinsen verlangen, sobald sich der Schuldner in Verzug befindet. Das ist ab dem Moment der Fall, wo die Zahlung zum Rechnungsdatum nicht eingegangen ist. Die Höhe der Verzugszinsen richtet sich nach den Vorgaben des § 288 im BGB.

Bei den Mahngebühren ist es wichtig zu wissen, dass diese nicht zu hoch angesetzt werden dürfen. Handelt es sich bei dem Schuldner um eine Privatperson, dürfen lediglich die Kosten für Papier und Porto vermerkt werden. Bei einem gewerblichen Kunden ist es möglich, eine Pauschale anzusetzen. Diese darf einen Betrag von 40 Euro nicht überschreiten.