Finanzbuchhaltung für Kleinunternehmer: So geht es

Finanzbuchhaltung für Kleinunternehmer: Gerade für Kleinunternehmer stellt die Finanzbuchhaltung häufig ein großes Problem dar. Zum Einen verfügen sie oftmals nicht über die notwendige Erfahrung in diesem Bereich und zum anderen fehlt der finanzielle Spielraum für einen Buchhalter.

Kleinunternehmer: Von großer Bedeutung für die Wirtschaftsleistung in Deutschland

Kleinunternehmer haben für die Wirtschaftsleistung eine enorme Bedeutung. Insgesamt handelt es sich bei 99,3 Prozent der Unternehmen in Deutschland um kleine oder mittlere Betriebe. Großunternehmen machen hingegen nur einen Anteil von 0,7 Prozent aus. Bei 80,4 Prozent der Betriebe handelt es sich sogar um Kleinstunternehmen. Nicht nur ihre Anzahl ist überwältigend, sondern auch die Zahl der Mitarbeiter und die Umsätze, die sie generieren.

Die folgende Tabelle zeigt eindrücklich, welche Bedeutung kleine und und kleinste Betriebe für die Wirtschaft in Deutschland haben.

Anteil der Unternehmen nach ihrer Größe (in Prozent)
Unternehmen Tätige Personen Umsatz
Kleinere & mittlere Unternehmen (KMU) gesamt 99,3 61,2 33,8
 – davon Kleinstunternehmen 80,4 18,6 6,8
 – davon kleine Unternehmen 16,0 23,2 12,0
 – davon mittlere Unternehmen 2,9 19,3 15,0
Großunternehmen 0,7 38,8 66,2

Quelle: www.destatis.de/…Kleine.Mittlere.Unternehmen.Mittelstand

Finanzbuchhaltung für Kleinunternehmer:
insbesondere für Gründer von Bedeutung

Finanzbuchhaltung für Kleinunternehmer betrifft vor allem Firmengründer und Startups. (#1)

Finanzbuchhaltung für Kleinunternehmer betrifft vor allem Firmengründer und Startups. (#1)

Bei zahlreichen kleinen Unternehmen handelt es sich um Neugründungen, heute wohl eher Startups genannt. In den meisten Fällen haben diese zunächst nur sehr wenige Mitarbeiter. Erst im Laufe der Jahre steigt deren Anzahl, sodass sie sich zu mittleren oder großen Betrieben entwickeln.

Die Finanzbuchhaltung für Kleinunternehmer spielt daher insbesondere für Firmengründer eine wichtige Rolle. Das bringt jedoch ein gewisses Problem mit sich. Personen, die ein neues Unternehmen gründen, konnten in diesem Bereich häufig noch keinerlei Erfahrungen sammeln. Das führt dazu, dass sie nicht genau wissen, wie sie bei dieser Aufgabe vorgehen sollen.

Darüber hinaus ist bei neu gegründeten Unternehmen das Budget oftmals sehr knapp. Das führt dazu, dass keine finanziellen Mittel zur Verfügung stehen, einen Experten mit dieser Aufgabe zu betrauen. Daher müssen sich die Firmengründer häufig selbst um die Finanzbuchhaltung kümmern. Die unten stehende Tabelle zeigt, dass es jedes Jahr viele Tausend neue Unternehmensgründungen in Deutschland gibt.

Gewerbeanmeldungen in Deutschland
2015 706.876
2016 685.373
2017 676.977

Quelle: www.destatis.de/…Gewerbemeldungen…

Buchführungspflicht: Für alle Unternehmer zu beachten

Wenn Sie sich mit der Finanzbuchhaltung auseinandersetzen, dann müssen Sie dabei beachten, dass in Deutschland eine Buchführungspflicht herrscht. Diese gilt für alle Unternehmen – vom Ein-Mann-Betrieb bis hin zum Großkonzern. Das bedeutet für alle Unternehmer, dass sie gesetzlich dazu verpflichtet sind, ihre Ein- und Ausgaben genau zu protokollieren. Darüber hinaus ist es erforderlich, die hierbei geltenden Vorschriften und Gesetze einzuhalten. Der Gesetzgeber hat genau definiert, wie die Buchführung zu geschehen hat.

Für Unternehmensgründer heißt das, dass sie die Ein- und Ausgaben nicht einfach nach ihren eigenen Vorstellungen notieren dürfen. Es ist unbedingt notwendig, sich zunächst über die Formvorschriften in diesem Bereich zu informieren. Nur so ist es möglich, den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Wer diese Aufgabe vernachlässigt, muss mit empfindlichen Strafen rechnen.

Finanzbuchhaltung für Kleinunternehmer:
Einfache oder doppelte Buchführung?

Bei der Finanzbuchhaltung für Kleinunternehmer stellt sich zuallererst die Gretchenfrage: "Muss man der doppelten Buchführung frönen oder kann man relaxed die einfache Buchführung anwenden? (#2)

Bei der Finanzbuchhaltung für Kleinunternehmer stellt sich zuallererst die Gretchenfrage: „Muss man der doppelten Buchführung frönen oder kann man relaxed die einfache Buchführung anwenden? (#2)

Allerdings gibt es bei den Anforderungen, die der Gesetzgeber in diesem Bereich stellt, erhebliche Unterschiede. In Deutschland bestehen zwei Möglichkeiten: die einfache und die doppelte Buchführung. Die zweite Alternative steht grundsätzlich allen Unternehmen offen. Allerdings ist sie vergleichsweise kompliziert. Hierbei ist es notwendig, die Einnahmen und die Ausgaben auf getrennten Konten zu verbuchen.

Zum Jahresabschluss ist dann eine Gewinn- und Verlustrechnung erforderlich. Diese zu erstellen, bringt einen erheblichen Aufwand mit sich. Daher hat der Gesetzgeber die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als vereinfachte Variante eingeführt. Diese enthält jedoch nur vergleichsweise wenige Informationen für das Finanzamt. Daher ist sie nur in kleineren Betrieben erlaubt. Ob Sie dazu berechtigt sind, die EÜR in Ihrem Unternehmen zu verwenden, hängt zum einen von Ihrer Rechtsform und zum anderen von Ihren Umsätzen ab. Freiberufler dürfen diese Buchführungsart grundsätzlich immer anwenden.

Kapitalgesellschaften sind hingegen stets davon ausgeschlossen. Bei Gewerbetreibenden ist zunächst die Frage zu beantworten, ob diese in das Handelsregister eingetragen sind. Trifft dies zu, sind Sie nicht zur EÜR berechtigt. Ist Ihr Betrieb hingegen nicht im Handelsregister vermerkt, hängt die Berechtigung von Ihren Umsätzen und Gewinnen ab. Bei einem Jahresumsatz unter 500.000 Euro und einem Jahresgewinn unter 50.000 Euro ist ein einfaches Kassenbuch ausreichend. Übersteigen Sie mit Ihrem Betrieb diese Werte, dürfen Sie die EÜR nicht verwenden.

Die Einnahmenüberschussrechnung: Eine erhebliche Vereinfachung für Kleinunternehmer

Wenn Sie zur EÜR berechtigt sind, müssen Sie lediglich alle Betriebseinnahmen und -ausgaben in einem Kassenbuch festhalten. Zu den Einnahmen zählen sowohl umsatzsteuerpflichtige als auch umsatzsteuerbefreite Einkünfte. Auch die Steuern, die Sie vereinnahmt haben und die Ihnen das Finanzamt gegebenenfalls erstattet hat, sind hier zu vermerken. Die private Kfz-Nutzung und weitere geldwerte Vorteile zählen ebenfalls zu den Einnahmen.

Die Ausgaben umfassen Personalkosten, Material- und Rohstofflieferungen, Raumkosten, Ausgaben für Fortbildungen, bezahlte Steuern und viele weitere betriebliche Aufwendungen. Abschließend müssen Sie lediglich die Ausgaben von den Einnahmen abziehen, um den zu versteuernden Gewinn zu errechnen. Diese Vorgehensweise ist vergleichsweise einfach. Daher können Unternehmensgründer dies auch mit geringen Vorkenntnissen selbst erledigen.

Die Umsatzsteuer: Eine schwierige Aufgabe für Kleinunternehmer

Bei der Finanzbuchhaltung für Kleinunternehmer gibt es einen Punkt, der größte Exaktheit erfordert und die Kleinunternehmer umgekehrt schnell überfordert, was nicht sein müsste: die Umsatzsteuer, insbesondere die Umsatzsteuervoranmeldung. (#3)

Bei der Finanzbuchhaltung für Kleinunternehmer gibt es einen Punkt, der größte Exaktheit erfordert und die Kleinunternehmer umgekehrt schnell überfordert, was nicht sein müsste: die Umsatzsteuer, insbesondere die Umsatzsteuervoranmeldung. (#3)

Die meisten Unternehmen sind außerdem dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer auszuweisen. Das bedeutet, dass sie nach aktuellem Steuersatz zu ihren Preisen zusätzlich (derzeit) 19 Prozent Steuer berechnen müssen. Alternativ wird diese Steuerart auch als Mehrwertsteuer bezeichnet – allerdings nur dann, wenn es sich um Rechnungen an Endkunden handelt.

Diesen Betrag müssen sie anschließend an das Finanzamt abtreten. Allerdings können sie dabei auch die Ausgaben, die sie getätigt haben, gegenrechnen. Wenn sie beispielsweise Werk- und Rohstoffe, Maschinen oder andere Güter erwerben, dann ist dabei in der Regel ebenfalls die entsprechende Steuer bereits enthalten. Dieser Anteil wird als Vorsteuer bezeichnet.

Jedes Jahr ist es notwendig, eine Umsatzsteuererklärung einzureichen. Darin wird die Differenz aus der bezahlten Vorsteuer und der von den Kunden erhobenen Umsatzsteuer berechnet.

Diesen Wert muss das Unternehmen dann an den Staat abtreten. Darüber hinaus ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung erforderlich. Das bedeutet, dass der Unternehmer bereits vor dem Jahresabschluss errechnen muss, wie hoch der zu bezahlende Betrag für eine bestimmte Periode war. Diesen muss er dann auch vorzeitig bezahlen. Je nach Höhe des Umsatzes fällt die Umsatzsteuer-Voranmeldung einmal pro Monat, einmal pro Quartal oder überhaupt nicht an.

Kleinunternehmerregelung:
Starke Vereinfachung für die Finanzbuchhaltung

Die sogenannte Kleinunternehmerregelung vereinfacht die Finanzbuchhaltung für Kleinunternehmer erheblich. (#4)

Die sogenannte Kleinunternehmerregelung vereinfacht die Finanzbuchhaltung für Kleinunternehmer erheblich. (#4)

Die Umsatzsteuererklärung und die Umsatzsteuer-Voranmeldung bringen einen erheblichen Arbeitsaufwand mit sich. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber die Kleinunternehmerregelung eingeführt. Das bedeutet, dass die Unternehmen hinsichtlich der Umsatz- beziehungsweise Mehrwertsteuer wie Privatpersonen behandelt werden. Daraus folgt, dass sie auf ihren Rechnungen diese Steuer nicht ausweisen – und daher auch nicht bezahlen. Auf der anderen Seite sind sie jedoch nicht mehr zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Das kann in manchen Fällen finanzielle Vorteile mit sich bringen – insbesondere dann, wenn Sie Ihre Waren an die Endkunden liefern. Auf diese Weise entsteht ein Preisvorteil. Wenn Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen hingegen an andere vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen verkaufen, fällt dieser Vorteil weg. In diesem Fall kann diese Regelung sogar einige finanzielle Nachteile mit sich bringen – insbesondere wenn größere Investitionen anstehen. Daher ist es nicht verpflichtend, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen – selbst wenn Sie die Bedingungen dafür erfüllen.

Im Allgemeinen gilt diese für Kleinunternehmer, deren Umsätze den Wert von 17.500 Euro nicht überschreiten. Darüber hinaus gibt es eine Sonderregelung für Existenzgründer. In diesem Fall gilt für das Gründungsjahr ebenfalls die Obergrenze von 17.500. Zusätzlich darf der Umsatz im darauffolgenden Jahr den Wert von 50.000 Euro nicht überschreiten. Die Entscheidung, die hierbei getroffen wird, ist unabhängig von den zukünftigen Umsätzen für fünf Jahre bindend. Sie kann nicht nachträglich abgeändert werden.

Effiziente Finanzbuchhaltung: Eine gute Buchhaltungssoftware ist sehr hilfreich

Letztlich sollte man die Finanzbuchhaltung für Kleiunternehmer am Besten mittels einer Buchhaltungssoftware umsetzen. Das nötige Buchhaltungsfachwissen ist in der Software leicht bedienbar verankert und umgesetzt und ermöglicht es dem Firmengründer, Startup, Solopreneur oder wie auch immer die Einhaltung der GoPD. (#5)

Letztlich sollte man die Finanzbuchhaltung für Kleiunternehmer am Besten mittels einer Buchhaltungssoftware umsetzen. Das nötige Buchhaltungsfachwissen ist in der Software leicht bedienbar verankert und umgesetzt und ermöglicht es dem Firmengründer, Startup, Solopreneur oder wie auch immer die Einhaltung der GoPD. (#5)

Für Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuererklärung abgeben müssen und die EÜR nutzen können, ist die Finanzbuchhaltung vergleichsweise einfach. Um sie mit einem gewöhnlichen Tabellenkalkulationsprogramm zu erstellen, ist jedoch eine hohe Sachkenntnis notwendig. Deutlich einfacher ist es, eine spezielle Buchhaltungssoftware zu verwenden. Diese ist so konzipiert, dass Sie lediglich die entsprechenden Werte eintragen müssen. Das Programm führt daraufhin alle notwendigen Berechnungen durch und erstellt Unterlagen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Einige Angebote in diesem Bereich bieten sogar eine automatische Auswertung von Belegen an. Das bedeutet, dass es lediglich notwendig ist, diese einzuscannen und anschließend in das Programm einzufügen. Die Software erkennt daraufhin automatisch alle steuerrechtlich relevanten Aspekte und übernimmt sie für die Buchhaltung. Das vermeidet Fehler und spart viel Zeit. Darüber hinaus enthalten diese Programme viele hilfreiche Schnittstellen – beispielsweise zum Portal des Finanzamts, über das Sie die Steuererklärungen einreichen müssen.

So reicht ein Klick aus, um diese Aufgabe zu erledigen. Auch wenn Sie mit einem externen Steuerberater zusammenarbeiten, bieten sie häufig eine praktische Möglichkeit, um diesem alle Daten sorgfältig aufbereitet zu übermitteln. Das reduziert dessen Arbeitsaufwand und senkt die Kosten für diese Dienstleistung daher deutlich.


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Über Sabrina Müller

Sabrina Müller

Sabrina Müller, geboren 1982 in Berlin, ist inzwischen Mutter von drei Kindern. Eigentlich wollte sie gar nicht so viele Kinder. Nachdem ihre erste Tochter jedoch wirklich pflegeleicht war, haben sich Sabrina und ihr Mann für weitere Kinder entschieden. Konnte ja keiner wissen, dass auf pflegeleicht nicht immer auch wieder pflegeleicht folgt. Nach der ersten Tochter folgten noch ein Mädchen und ein Junge. Ihre Rasselbande füllt Sabrinas Leben derzeit aus. Neben der Betreuung der Kinder engagiert sich Sabrina auch im Kindergarten und näht und bastelt gerne.

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