Kleinunternehmer: Steuererklärung leicht gemacht

Wenn Kleinunternehmer die Steuererklärungen nicht lieben, können wir das sicher verstehen. Es geht uns ja nicht anders. Generell müssen jedoch auch diese Unternehmer die gleichen Steuervorschriften beachten wie jeder andere Gewerbetreibende. Dabei ist es unerheblich, ob und wie viel Gewinn man erzielt.

Was muss man als Kleinunternehmer bei der Steuererklärung beachten?

Der größte Vorteil, als Kleinunternehmer aufzutreten, liegt in der einfachen Buchführung. Im Gegensatz zu anderen Unternehmen ist man also nicht gezwungen, die aufwändige und komplizierte doppelte Buchführung zu beachten. Es gibt allerdings Grenzen, bei deren Überschreitung man sich nicht mehr auf die einfache Buchführung berufen kann.

Die simple Faustregel lautet:

• Kleinunternehmer,
  die einen Umsatz von 600.000 Euro oder einen Gewinn von 60.000 Euro nicht überschreiten, dürfen die einfache Buchführung anwenden.
• Freiberufler
  können unabhängig von Umsatz und Gewinn die einfache Buchführung anwenden. Allerdings erkennen nicht alle Finanzämter jede Tätigkeit als freiberuflich an. Ferner gilt diese Regel auch für bestimmte Berufsgruppen wie Ärzte oder Rechtsanwälte.

Bei der Steuererklärung für ein Kleingewerbe genügt also die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), bei der ganz einfach Ausgaben von den Einnahmen abgezogen werden. Bleibt ein Gewinn übrig, muss dieser entsprechend versteuert werden. Diese Art der Gewinnermittlung ist so einfach, dass sie im Prinzip von jedem Kleinunternehmer problemlos ohne Steuerfachwissen durchgeführt werden kann. Allerdings gilt auch hier die Sorgfaltspflicht, denn die Finanzämter haben wenig Geduld mit falschen Angaben in der Steuererklärung.

Müssen Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Gemäß der sogenannten Regelung für Klein- und Kleinstunternehmer im Umsatzsteuergesetz (§ 19 UstG) können Betreiber eines solchen Unternehmens auf die Ausweisung der Umsatzsteuer auf den Rechnungen verzichten (können diese aber dann natürlich auch umgekehrt nicht geltend machen).

Es wird also keine Vorsteuer abgezogen und es fallen keine Umsatzsteuervorauszahlungen an. Umsatzsteuererklärungen sind in der Regel nicht notwendig oder beschränken sich allenfalls auf das jährliche Ausfüllen eines Formulars, in dem man bestätigt, keine Umsatzsteuern eingenommen zu haben.

Ob eine solche Erklärung spezifisch verlangt wird, hängt vom örtlichen Finanzamt ab; immer mehr Steuerbehörden verzichten ganz auf diesen Teil der Bürokratie. Damit man als Klein- bzw. Kleinstunternehmer eingestuft wird, dürfen folgende Umsatzgrenzen bei den umsatzsteuerpflichtigen Betriebseinnahmen nicht überschritten werden:

• im letzten Kalenderjahr nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz
• im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz

Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Überschreitet man also im vorangegangenen Kalenderjahr den Jahresumsatz, bleibt aber im laufenden Jahr deutlich unter den 50.000 Euro, bleibt die Einstufung erhalten.

Wichtig:
Bei diesen Limits handelt es sich um den Umsatz, nicht um den Gewinn. Letzterer ist deutlich niedriger, da von den reinen Einnahmen zunächst noch die Ausgaben abgezogen werden müssen. Bei neu gegründeten Kleingewerbe-Betrieben (dazu zählen auch land- und forstwirtschaftliche Betriebe sowie eine neue selbstständige Tätigkeit) wird mangels vorangegangenen Geschäftsjahres der Jahresumsatz im ersten Jahr ggf. geschätzt.

Die Kleinunternehmerregelung gilt dann nur, wenn der voraussichtliche Jahresumsatz die Grenze von 17.500 Euro nicht übersteigt. Dabei ist ferner zu beachten, dass die geschätzten Umsatzzahlen monatsgenau auf ein ganzes Kalenderjahr hochgerechnet werden müssen. Dies ist dann wichtig, wenn man nicht am 1. Januar sein Unternehmen eröffnet, sondern mitten im Jahr. Die Monate, die zu den vollen zwölf Monaten fehlen, werden in Zwölftelschritten von den 17.500 Euro abgezogen.

Beispiel:
Fangen Sie erst am 1. Juli an, müssen Sie 6/12 von 17.500 abziehen, um ihre Umsatzgrenze zu ermitteln. Überschreiten Sie diese, findet die Kleinunternehmerregelung keine Anwendung.

Welche Steuerpflichten hat der Kleinunternehmer bei der Steuererklärung zu beachten?

Alle Vorschriften für Kleingewerbe beziehen sich auf das Umsatzsteuerrecht.

Die folgenden Steuerpflichten finden außerdem Anwendung:

• (private) Einkommenssteuer (Steuerklasse beachten)
• Gewerbesteuer
• Umsatzsteuer

Was verlangt das Finanzamt?

Wie bereits erwähnt, kann man meist die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und muss nicht ständig Umsatzsteuervoranmeldungen (monatlich oder vierteljährlich) abgeben. Wenn überhaupt, verlangen Finanzämter ggf. eine jährliche Umsatzsteuererklärung, in der nur die Abwesenheit von Umsatzsteuereinnahmen bestätigt wird.

Bei der Gewerbesteuer kommen viele Klein- und Kleinstunternehmer auch ohne großen Aufwand davon. Einzelunternehmer und Personengesellschaften können einen Steuerfreibetrag von 24.500 Euro bei der Gewerbesteuer geltend machen. Dabei zählt allerdings der Gewerbeertrag, der in etwa dem Gewinn laut Einkommenssteuer entspricht. Er liegt also in der Regel höher als der erlaubte Jahresumsatz von 17.500 Euro, erreicht aber meist nicht die Grenze von 24.500 Euro. Bleibt also die Einkommenssteuer, bei der einfach der Gewinn besteuert wird, der nach Abzug der Ausgaben von den Einnahmen übrig bleibt.

Um den Steuerpflichten nach diesen Maßgaben nachzukommen, reicht es in der Regel:

• Belege mit laufenden Einnahmen und Ausgaben zu sammeln
• den Umsatz regelmäßig auf Einhaltung der Kleinunternehmergrenzen zu überwachen
• einmal jährlich eine Umsatzsteuererklärung abzugeben
• die Gewinnermittlung per EÜR vorzunehmen, sowie
• die private Steuererklärung zum Einkommen abzugeben.

Welche Fristen muss der Kleinunternehmer bei der Steuererklärung einhalten?

Laut § 149 der Abgabenordnung musste die Steuererklärung bislang spätestens fünf Monate nach Jahresende abgegeben sein, also in der Regel nicht später als bis zum 31. Mai des Folgejahres. Man konnte allerdings auch einen Aufschub beantragen, dann reichte es, die Jahressteuererklärung bis zum 30. September des Folgejahres einzureichen.

Steuerberater erhielten regelmäßig eine Verlängerung bis zum 31. Dezember. Soweit jedenfalls die bisherigen Regeln. Ab dem Steuerjahr 2018 haben sich die Fristen verändert: Nun darf man sich bis zum 31. Juli des Folgejahres Zeit lassen, der Steuerberater sogar bis Ende Februar des übernächsten Jahres.

Elektronische Übermittlungspflicht der Steuererklärung gilt auch für Kleinunternehmer!

Unternehmen müssen ihre Steuererklärungen generell auf elektronischem Wege an ihr zuständiges Finanzamt übermitteln. Dies ist bei der Nutzung moderner Buchführungs- und Steuererklärungssoftware in der Regel kein Problem, da die meisten Programme eine entsprechende Elster-Schnittstelle (Elster = Elektronische Steuererklärung) enthalten.

Somit können die Daten direkt auf die Server der Finanzbehörde übertragen werden. Wer keine externe Software nutzt, kann die direkte Online-Schnittstelle der Finanzämter nutzen. Damit die Daten anerkannt werden, muss eine authentifizierte Übertragung erfolgen, die eine elektronische Signatur erfordert. Diese Steuersignatur können Sie bei den Finanzverwaltungen kostenlos beantragen bzw. freischalten lassen.

In begründeten Ausnahmefällen dürfen Steuererklärungen auch weiterhin in Papierform eingereicht werden. Dies wäre beispielsweise dann zu erwägen, wenn man an einem Wohn- bzw. Betriebsort keinen Anschluss an das Internet hat. Allerdings werden diese Ausnahmen immer seltener von den Finanzbehörden gewährt.

Wie führen Kleinunternehmer die EÜR richtig durch?

Prinzipiell reicht es für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), alle Einnahmen und Ausgaben sauber aufzulisten und die Ausgaben von den Einnahmen abzuziehen. Bei höheren Einnahmen als Ausgaben bleibt der steuerpflichtige Gewinn übrig, im umgekehrten Falle weisen sie einen Verlust in entsprechender Höhe aus.

Kompliziert kann es je nach Branche bei den Bereichen der Abschreibung, der Ermittlung privater Nutzungsanteile, bei Reisekosten oder häuslichen Arbeitszimmern werden. Wer nicht über das notwendige Steuerfachwissen verfügt, sollte hierzu im Zweifel einen Steuerberater befragen.

Das amtliche Formular für die EÜR kann man beim Bundesfinanzministerium herunterladen. Dort finden sich auch weitere wichtige Informationen und einfache Erklärungen zu den verschiedenen Vorschriften. Für viele Klein- bzw. Kleinstunternehmer sind ein Teil der Angaben in den Formularen zudem überhaupt nicht relevant, weil sie nur für bestimmte Gesellschaftsformen oder Personengruppen gelten.

Ein wichtiger Punkt sind die Belege, mit denen man Einnahmen und Ausgaben gegenüber dem Finanzamt nachweist, also in der Regel Rechnungen und ähnliches. Diese werden heutzutage oft in elektronischer Form erstellt. Wer die elektronische Verarbeitung der Papierwirtschaft vorzieht, muss unbedingt darauf achten, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten. Diese gelten für Unternehmen jeder Größe, also auch für Kleinunternehmen.

Dies betrifft vor allem die manipulationssichere Erstellung, Protokollierung und Speicherung. Daten dürfen auf keinen Fall im Nachhinein veränderbar sein. Damit die GoBD-Vorgaben erfüllt sind, sollte man eine entsprechend zertifizierte Software einsetzen. Die meisten Steuerprogramme sind kostenpflichtig.

Die Anschaffungskosten lassen sich aber wiederum bei der Steuererklärung geltend machen und rechnen sich in der Regel schon deshalb, weil man durch diverse Tipps in den Programmen häufig Geld sparen kann. Die Buchführung per einfacher Tabellenkalkulation durchzuführen, ist zwar technisch möglich, erfüllt aber in der Regel nicht die Anforderungen der GoBD.

Das Wichtigste zu den Steuerterminen für Kleinunternehmer

Die veränderten Fristen gelten seit dem Steuerjahr 2019, Hintergrund dazu war das „Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“. Und ab 2021 hat sich noch einmal etwas verändert, denn nun können alle, die zur Abgabe der Steuererklärung verpflichtet sind, drei Monate länger beanspruchen. Die Steuererklärung kann jetzt also bis zum 31. Oktober 2021 erledigt werden.

Der Bundesrat hatte dieser Änderung der bisherigen Vorschriften Ende Juni zugestimmt und das „Gesetz zur Umsetzung der Anti-Steuervermeidungsrichtlinie“ auf den Weg gebracht. Für viele Kleinunternehmer dürfte das von Vorteil sein, denn die Steuererklärung für 2020 erweist sich als erheblich aufwendiger als die bisherigen Erklärungen.

Der Grund liegt in den Veränderungen durch die Corona-Pandemie. Zuschüsse, Überbrückungshilfen, veränderte Steuersätze: Auch Kleinunternehmer mussten sich mit einer Vielzahl an Problemen befassen. Hier ein Überblick über die Steuertermine

• Stichtag für die Steuererklärung: 31. Oktober 2021
• 31.10.2021 fällt auf einen Sonntag
• Frist für die Abgabe der Steuererklärung daher der 1. November 2021
• 1.11.2021 ist Feiertag in einigen Bundesländern (Bayern, Baden-Württemberg, NRW, Rheinland-Pfalz, Saarland)
• Frist hier 2. November 2021
• gleiche Fristen gelten für Umsatzsteuererklärung und Gewerbesteuererklärung

Zu diesen Fristen muss die Steuererklärung wirklich beim Finanzamt eingegangen sein. Da diese in der Regel über das Elster-Portal übermittelt wird, reicht der Eingang der Steuererklärung online am betreffenden Termin.

Wird ein Steuerberater hinzugezogen und erledigt dieser die Steuererklärung, verlängern sich die gesetzlichen Fristen um 14 Monate. Doch auch hier gibt es eine Besonderheit: Für die Steuererklärung 2020 kann der Steuerberater nicht nur 14 Monate mehr als der steuerpflichtige Kleinunternehmer beanspruchen, sondern sogar 17 Monate. Damit wird ebenfalls dem Fakt Rechnung getragen, dass die Steuererklärung für 2020 deutlich aufwendiger zu erstellen ist als üblich.

Fristen verlängern lassen: Die Beantragung einer Fristverlängerung

Wer weiß, dass die genannten Fristen nicht einzuhalten sein werden, kann eine Fristverlängerung beim Finanzamt beantragen. Ein formloses Schreiben ans Finanzamt ist hier völlig ausreichend. Anzugeben ist dabei die Steuernummer, außerdem wird eine kurze Begründung erwartet, warum die Fristverlängerung beantragt wird. Teilweise reicht es auch, den zuständigen Sachbearbeiter anzurufen, er vermerkt das Ansinnen in der Akte. Meist wird er jedoch einen schriftlichen Beleg nachfordern.

Konsequenzen bei nicht rechtzeitiger Abgabe der Steuererklärung

Wer zur Abgabe der Steuererklärung verpflichtet ist, wird bei Nichterfolgen der Abgabe eine Aufforderung vom Finanzamt erhalten. Diese klingt meist nicht besonders freundlich, hat aber als Mahnung nur einen auffordernden Charakter. In der Mahnung wird ein Termin genannt, bis zu dem die Steuererklärung abzugeben ist. Wird der Aufforderung nicht nachgekommen, kann es passieren, dass der Steuerbeamte das Einkommen schätzt und dementsprechend einen Steuerbescheid versendet.

Gegen diesen kann innerhalb von vier Wochen Einspruch eingelegt werden. Wichtig: Dieser Weg mag auf den ersten Blick bequem anmuten, er kann aber teuer werden. Der Grund ist, dass eventuelle steuermindernde Ausgaben nicht berücksichtigt werden. Auch ein gegenüber dem Vorjahr geringeres Einkommen würde nicht bedacht werden, immerhin schätzt das Finanzamt das Einkommen aufgrund des Einkommens der letzten Jahre und wird in der Regel eine Verbesserung bzw. Erhöhung des erzielten Umsatzes mit einberechnen.

Nicht zuletzt kann ein Verspätungszuschlag drohen, der sich auf 0,25 Prozent der festgesetzten Vorauszahlungen beläuft. Mindestens 25 Euro werden pro angefangenem Monat der Verspätung aufgeschlagen, der Zuschlag ist auf 25.000 Euro beschränkt. Dieser Zuschlag trifft aber nur diejenigen, die Steuern nachzahlen müssten. In allen anderen Fällen wird das Finanzamt aufgrund eigenen Ermessens einen Zuschlag festlegen. Wichtig: Dafür muss die Steuererklärung binnen 14 Monaten nach Beendigung des betreffenden Steuerjahres eingegangen sein.

Fazit: Die Steuererklärung ist für Kleinunternehmer halb so wild

Im Vergleich zu anderen Unternehmern haben Kleinunternehmer bei Steuererklärungen wirklich ein leichtes Spiel. Mit der Gewinnermittlung per EÜR entfallen schon mal die komplizierten Bestimmungen zur doppelten Buchführung. Bleibt man unter der Umsatzgrenze, ab der man die Umsatzsteuer ausweisen muss, kann man die Kleinunternehmerregelung nutzen, die vieles vereinfacht.

Übersteigen die Betriebseinnahmen die Grenzen für den Gewerbeertrag nicht, muss außerdem in der Regel keine Gewerbesteuer gezahlt werden. Wichtig ist, bei der Steuererklärung alle Belege vorweisen zu können und bei elektronischer Verarbeitung auf die Einhaltung der GoBD zu achten, denn sie gilt unabhängig von der Betriebsgröße oder den erzielten Betriebseinnahmen.

Zu guter Letzt muss natürlich auch die persönliche Einkommenssteuererklärung unter Berücksichtigung der jeweiligen Steuerklasse vorgenommen werden.

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