Rechnungswesen: 5 Fehler die jedes Start-up vermeiden sollte

In Deutschland kommt es jedes Jahr zu Tausenden Unternehmensgründungen. Diese sind jedoch nicht immer erfolgreich. Ein häufiger Grund für das Scheitern sind Fehler beim Rechnungswesen.

Start-ups in Deutschland: Zahlreiche Unternehmensgründungen in Deutschland

Die Wirtschaft hat sich in den letzten Jahren sehr positiv entwickelt. Das Wachstum ist solide und die Arbeitslosigkeit ausgesprochen gering. Das bietet ein sehr günstiges Klima für Unternehmensgründungen. Wer eine gute Geschäftsidee hat, findet daher hervorragenden Bedingungen vor, um sich damit selbstständig zu machen. Die Start-ups leisten einen wichtigen Beitrag zum gesamtwirtschaftlichen Wachstum.

Die jungen Unternehmen setzen häufig auf innovative Ideen die den Standort Deutschland auch international wettbewerbsfähig machen. Die folgende Tabelle zeigt, wie viele Unternehmensgründungen es in den letzten Jahren in Deutschland gab. Dabei kam es zwar zu einem leichten Rückgang. Dennoch sind die Werte sehr hoch, was darauf schließen lässt, dass es in diesem Bereich ein gesundes Wachstum gibt.

Gewerbeanmeldungen in Deutschland
2015 706.876
2016 685.373
2017 676.977

Quelle: https://www.destatis.de/DE/ZahlenFakten/GesamtwirtschaftUmwelt/UnternehmenHandwerk/Gewerbemeldungen/Tabellen/TabellenGewerbemeldungen.html

In Deutschland kommt es jedes Jahr zu Tausenden Unternehmensgründungen.

In Deutschland kommt es jedes Jahr zu Tausenden Unternehmensgründungen. (#01)

Nicht jedes Start-up ist erfolgreich

Allerdings bedeutet nicht jede Gewerbeanmeldung, dass daraus auch ein erfolgreicher Betrieb erwächst. In vielen Fällen kommt es bereits nach relativ kurzer Zeit wieder zu einer Abmeldung. Oftmals erweist sich die Geschäftsidee als nicht tragfähig. In anderen Fällen bestehen organisatorische Schwierigkeiten.

Die folgende Tabelle zeigt, dass es im betrachteten Zeitraum auch zu sehr vielen Gewerbeabmeldungen kam. Die Werte liegen dabei nur knapp unter der Anzahl der Gewerbeanmeldungen der entsprechenden Jahre. Allerdings ist auch in diesem Bereich ein leichter Rückgang zu beobachten.

Gewerbeabmeldungen in Deutschland
2015 675.511
2016 651.739
2017 637.515

 

Quelle: https://www.destatis.de/DE/ZahlenFakten/GesamtwirtschaftUmwelt/UnternehmenHandwerk/Gewerbemeldungen/Tabellen/Gewerbeabmeldungen_WZ.html;jsessionid=8864323E740D27243FB5CF321B161DE1.InternetLive2

Nicht immer ist es möglich, das Gewerbe einfach wieder abzumelden, wenn der Unternehmensgründer feststellt, dass er keinen Erfolg hat. In manchen Fällen häufen sich während der unternehmerischen Tätigkeit unbezahlte Rechnungen und andere Forderungen an, die das junge Unternehmen nicht mehr begleichen kann.

In diesem Fall kommt es zu einer Insolvenz. Das bedeutet, dass der Betrieb nicht mehr in der Lage dazu ist, die Forderungen der Gläubiger zu erfüllen. Die folgende Tabelle präsentiert die Häufigkeit der Insolvenzen in Deutschland. Die Werte zeigen, dass dieses Schicksal ebenfalls keine Seltenheit darstellt.

Insolvenzen in Deutschland
2015 23.101
2016 21.518
2017 20.093

Quelle: https://www.destatis.de/DE/ZahlenFakten/GesamtwirtschaftUmwelt/UnternehmenHandwerk/Insolvenzen/Tabellen/AnzahlderbeantragtenInsolvenzverfahren.html;jsessionid=8864323E740D27243FB5CF321B161DE1.InternetLive2

Die Gründe dafür, dass ein Start-up scheitert, können sehr vielfältig sein. Oftmals bringt die Geschäftsidee einfach nicht den gewünschten Erfolg mit sich.

Die Gründe dafür, dass ein Start-up scheitert, können sehr vielfältig sein. Oftmals bringt die Geschäftsidee einfach nicht den gewünschten Erfolg mit sich.(#02)

Fehler im Rechnungswesen: Ein häufiger Grund für gescheiterte Unternehmensgründungen

Die Gründe dafür, dass ein Start-up scheitert, können sehr vielfältig sein. Oftmals bringt die Geschäftsidee einfach nicht den gewünschten Erfolg mit sich. In anderen Fällen sind Probleme bei der Produktion für das Scheitern verantwortlich. Allerdings zählt auch das Rechnungswesen zu den häufigsten Fehlerquellen, die dazu führen, dass ein Gewerbebetrieb seine Tätigkeit bereits nach kurzer Zeit wieder einstellen muss. Häufig kennen die Unternehmensgründer nicht einmal die Grundlagen, die für das Rechnungswesen notwendig sind.

Sie wissen nicht, wie sie eine Einnahme verbuchen oder den Ertrag des Unternehmens berechnen sollen. Die Bedeutung dieser Begriffe genau zu kennen, ist jedoch unbedingt notwendig, um das Rechnungswesen im Betrieb zuverlässig zu übernehmen. Aufgrund der hohen Kosten scheuen sich die Unternehmensgründer dennoch häufig davor, einen Bilanzbuchhalter mit dieser Aufgabe zu betrauen. Das führt zu Fehlern, die fatale Auswirkungen auf das junge Unternehmen haben können.

 Fehler bei der Buchhaltung – insbesondere bei der Kostenrechnung – führen beispielsweise dazu, dass die Unternehmensführung die wirtschaftliche Situation nicht richtig einschätzen kann.

Fehler bei der Buchhaltung – insbesondere bei der Kostenrechnung – führen beispielsweise dazu, dass die Unternehmensführung die wirtschaftliche Situation nicht richtig einschätzen kann. (#03)

Rechnungswesen: Weshalb ist eine sorgfältige Buchführung so wichtig?

An dieser Stelle stellt sich die Frage, weshalb das Rechnungswesen überhaupt von so großer Bedeutung ist, dass es die Existenz eines Unternehmens gefährden kann. Die Gründe hierfür sind ausgesprochen vielfältig. Fehler bei der Buchhaltung – insbesondere bei der Kostenrechnung – führen beispielsweise dazu, dass die Unternehmensführung die wirtschaftliche Situation nicht richtig einschätzen kann.

Der Überblick über die Einnahmen und Ausgaben geht verloren. Daher ist es nicht mehr möglich, gut fundierte Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus ist es notwendig, jede Einnahme zu versteuern. Allerdings ist es hierbei möglich, die Ausgaben gegenzurechnen, um die Steuerlast zu reduzieren.

Voraussetzung dafür ist jedoch, dass das Unternehmen alle Ausgaben zuverlässig erfasst und dafür auch die entsprechenden Belege vorweisen kann. Fehler im Rechnungswesen führen jedoch häufig dazu, dass es nicht alle Möglichkeiten für die Abschreibungen ausnutzt. Das schmälert den Gewinn deutlich und kann daher den Erfolg beeinträchtigen.

Darüber hinaus kann es vorkommen, dass der Unternehmensgründer zwar die Belege sammelt. Dabei achtet er jedoch nicht darauf, ob diese auch ordnungsgemäß erstellt wurden. Daher setzt er diese ab, obwohl das eigentlich nicht möglich ist. Das kann zu einer erheblichen Steuerschuldnerschaft führen.

Wenn es dann zu einer Prüfung der Unterlagen kommt, fallen erhebliche Nachzahlungen und häufig auch empfindliche Strafen an. Derartige Forderungen haben bereits viele junge Unternehmen ruiniert.

Gerade im Rechnungswesen ist ein übersichtliches Ordnungssystem sehr wichtig. Das betrifft in erster Linie die Aufbewahrung der Belege. Viele Jungunternehmer versäumen es jedoch, hierfür sinnvolles Strukturen zu schaffen.

Gerade im Rechnungswesen ist ein übersichtliches Ordnungssystem sehr wichtig. Das betrifft in erster Linie die Aufbewahrung der Belege. Viele Jungunternehmer versäumen es jedoch, hierfür sinnvolles Strukturen zu schaffen. (#04)

Fehler im Rechnungswesen, die Sie als Unternehmensgründer vermeiden sollten

Es gibt sehr viele Möglichkeiten für Fehler in der Buchführung. In einigen Fällen ist ein hohes Expertenwissen notwendig, um sie zu vermeiden. Allerdings gibt es einige Dinge, um die sich der Unternehmensgründer problemlos selbst kümmern kann. Voraussetzung dafür ist, dass er die Grundsätze des Rechnungswesens beachtet.

Die folgenden Absätze stellen fünf Fehler vor, die viele Start-ups begehen, die sich jedoch leicht vermeiden lassen.

  1. Sich nicht über die Grundsätze der Buchhaltung zu informieren
    Das Rechnungswesen ist eine Aufgabe, die eine präzise Sachkenntnis erfordert. Allerdings ist es nicht für alle Aufgaben notwendig, einen Buchhalter einzustellen. Das verleitet einige Jungunternehmer dazu, diese Aufgabe selbst zu übernehmen, obwohl sie in diesem Bereich nicht über das notwendige Wissen verfügen. Das kann zu schwerwiegenden Fehlern führen. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich in die Grundlagen des Rechnungswesens einzuarbeiten. Auszubildende befassen sich mit diesem Thema bereits häufig während der Berufsausbildung. In diesem Fall ist es lediglich notwendig, das Wissen aufzufrischen und zu erweitern. Unternehmensgründer mit Hochschulstudium hatten jedoch zuvor meistens überhaupt keinen Kontakt mit dem Bereich der Buchhaltung. In diesem Fall ist es sinnvoll, sich entweder ein gutes Buch zu diesem Thema zu besorgen oder einen Kurs zu besuchen. Es gibt spezielle Bildungsangebote für Unternehmensgründer, die die wichtigsten Grundlagen vorstellen. Auf diese Weise erfahren Sie, was Begriffe wie Ertrag, Kostenrechnung oder Abschreibungen bedeuten. Darüber hinaus lernen Sie, wie Sie die erworbenen Kenntnisse in die Praxis umsetzen.
  2. Chaos bei der Aufbewahrung der Belege
    Gerade im Rechnungswesen ist ein übersichtliches Ordnungssystem sehr wichtig. Das betrifft in erster Linie die Aufbewahrung der Belege. Viele Jungunternehmer versäumen es jedoch, hierfür sinnvolles Strukturen zu schaffen. Es ist erforderlich, alle Belege sauber abzuheften, um einen guten Überblick darüber zu behalten. Sie einfach in eine Kiste zu legen, ist keine sinnvolle Vorgehensweise. Denn wenn dann die Steuererklärung ansteht, fällt es schwer, den Überblick zu behalten. Das führt dazu, dass die Jungunternehmer viele Ausgaben nicht richtig absetzen. Daraus folgt, dass sie deutlich mehr Steuern bezahlen, als eigentlich notwendig. Daher ist es wichtig, die Abheftung der Belege zu einer festen Routine zu machen. Dabei ist es sinnvoll, ein durchdachtes Ordnungssystem einzuführen, um die Belege schnell wiederzufinden. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, sie einzuscannen und auf dem Computer zu speichern.
  3. Termine nicht einhalten
    Für jedes Unternehmen gibt es Termine, die unbedingt einzuhalten sind. Dazu zählen Liefertermine, Kundengespräche und die Zahlungstermine für offene Rechnungen. Während die meisten Jungunternehmer hierbei sehr zuverlässig vorgehen, um diese Termine nicht zu versäumen, kommt es in anderen Bereichen häufig zu Nachlässigkeiten. Auch für das Einreichen der Steuererklärung gibt es ein festes Datum, bis zu dem Sie die Dokumente einreichen müssen. Geben Sie sie erst später ab, führt das zu Strafen. Viele Jungunternehmer nehmen diese Termine nicht allzu ernst. Sie berücksichtigen nicht, dass hierfür auch eine gewisse Vorbereitungszeit notwendig ist. Sie machen sich erst kurz vor der Abgabefrist daran, die Steuererklärung anzufertigen. In der Eile passieren viele Fehler und häufig ist die fristgerechte Abgabe nicht möglich. Daher ist es wichtig, bereits einige Wochen vor dem Abgabetermin diese Aufgabe dick im Kalender zu markieren.
  4. Belege nicht auf Vollständigkeit zu überprüfen
    Damit das Finanzamt einen Beleg anerkennt, ist es wichtig, dass dieser alle Pflichtangaben enthält – beispielsweise den Namen und die Anschrift des Empfängers und des Lieferanten sowie deren Steuernummern. Fehlen diese Angaben, wird der Beleg nicht akzeptiert. Das führt nicht nur dazu, dass das Start-up zu viel Steuern bezahlt. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass es fehlerhafte Belege zur Abschreibung einreicht. Nach einer Prüfung werden diese jedoch nicht anerkannt und es fallen Nachzahlungen an. Das kann zu einer erheblichen Steuerschuldnerschaft führen. Daher ist es wichtig, sich genau darüber zu informieren, welche Angaben ein Beleg enthalten muss und diese dann zuverlässig zu überprüfen.
  5. Zu spät professionelle Hilfe nutzen
    Die Buchführung erfordert ein hohes Fachwissen. Viele Unternehmensgründer sind damit jedoch überfordert, sodass es dabei zu Fehlern kommt. Außerdem benötigen sie viel Zeit dafür. Daher können sie sich nicht mehr ausreichend um Ihre eigentlichen Aufgaben kümmern. Das kann zu erheblichen Problemen führen. Wenn Sie das Rechnungswesen überfordert, ist es daher sinnvoll, rechtzeitig professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Dabei muss es sich nicht immer um einen teuren Bilanzbuchhalter handeln. Eine weitere Möglichkeit stellt es dar, eine passende Software zu verwenden. Viele ERP-Systeme bieten beispielsweise Funktionen für die Buchhaltung an. Das erleichtert diese Aufgabe erheblich, ohne dass dadurch allzu hohe Kosten entstehen.

Bildnachweis:©Shutterstock-Titelbild: dotshock -#01: fizkes  -#02: vchal -#03: Jeanette Dietl-#04:  Franck Boston

Über Marius Beilhammer

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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