Buchführung für Kleingewerbe und Selbstständige

Niemand liebt Buchführung. Kleingewerbe-Treibende sind da nicht anders. Deshalb: ein Unternehmen zu gründen, ist eine tolle Sache. Doch ohne Erfahrung in Finanzbuchhaltung wird es schnell kompliziert. Zum Glück hat der Gesetzgeber die Buchhaltungspflichten für Kleingewerbe vereinfacht. So genügt für viele Gründer die einfache Buchführung.

Kleingewerbe oder Kleinunternehmer? Was gilt für wen?

Häufig werden die Begriffe Kleinunternehmer und Kleingewerbe einfach als Synonyme verwendet. Obwohl es in vielen Fällen Überschneidungen zwischen beiden gibt, meinen die Begriffe grundsätzlich zwei verschiedene Dinge. Das ist nicht nur für die Frage der einfachen oder doppelten Buchführung wichtig, sondern auch für steuerliche Fragen wie zum Beispiel der Erhebung der Umsatzsteuer auf der Rechnung. Daher zu Beginn die klare Unterscheidung:

  • Kleinunternehmer
    … können hinsichtlich des Umsatzsteuergesetzes sowohl Selbstständige, Freiberufler, Land- und Forstwirte als auch Gewerbetreibende sein. Wichtig ist, dass der Vorjahresumsatz maximal 17.500 Euro betragen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich die Grenze von 50.000 Euro nicht überschreiten wird. Nur dann kann man beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und auf die Ausweisung der Umsatzsteuer auf den Rechnungen verzichten.
  • Kleingewerbe
    … werden ausschließlich Betriebe genannt, bei denen das Unternehmen laut §1, Abs. 2 HGB keinen „nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb“ erfordert.

Das bedeutet im Klartext: Kleingewerbetreibende sind aufgrund des eingeschränkten Geschäftsumfangs keine Kaufleute im Sinne des HGB. Dementsprechend erfolgt in der Regel auch keine Eintragung ins Handelsregister, wodurch die Pflicht zur doppelten Buchführung entfällt und keine Bilanzen zum Jahresende erstellt werden müssen.

Da die Vorschriften des HGB keine Anwendung finden, gelten für Kleingewerbetreibende die allgemeinen Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuches BGB. Ferner sind die Steuervorschriften abhängig vom Jahresumsatz bzw. Gewinn anzuwenden.

Hier liegt dann auch der Unterschied zum Kleinunternehmer: Ein Kleingewerbe kann durchaus über den Grenzen der Kleinunternehmerregelung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes liegen. Ein Kleinunternehmer betreibt also immer ein Kleingewerbe, aber nicht jeder Kleingewerbetreibender ist im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ein Kleinunternehmer.

Umsatzsteuer beim Kleingewerbe

Die Buchführung im Kleingewerbe weist Besonderheiten in der Handhabung der Umsatzsteuer auf. (#1)

Die Buchführung im Kleingewerbe weist Besonderheiten in der Handhabung der Umsatzsteuer auf. (#1)

Wie wir also sehen, können Kleingewerbe durchaus umsatzsteuerpflichtig sein, wenn sie die Grenzen von 17.500 Euro bzw. 50.000 Euro überschreiten. Unterhalb dieser Grenze kann man die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz nutzen.

Die Kleinunternehmerregelung hat den Vorteil, dass man keine Umsatzsteuervorauszahlungen leisten muss und nur einmal jährlich im Rahmen der Steuererklärung mitteilt, dass keine USt. erhoben wurde. Auf den Rechnungen darf der Kleinunternehmer sie also auch nicht ausweisen und kann sie folglich auch nicht vom Finanzamt erstatten lassen.

Bei der Rechnungsstellung ist wichtig, den Sonderstatus gegenüber den Kunden klarzustellen, da die Nichterhebung eigentlich den kaufmännischen Grundsätzen widerspricht. Eine Formulierung wie: „nach §19 UStG nicht zum Ausweis der Umsatzsteuern berechtigt“ oder „Keine Berechnung von Umsatzsteuern gemäß §19 UStG“ genügt dafür.

Kleingewerbetreibende, die unter diese Regelung fallen, haben es im Alltag etwas leichter, denn unter anderem fallen die folgenden Aufgaben für diese Unternehmer weg:

  • Berechnung des richtigen Umsatzsteuersatzes
  • Inrechnungstellen von Umsatzsteuern
  • eigene Vorsteuer berechnen
  • monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt einreichen

Einfache Buchführung für Kleingewerbe

Die Buchführung im Kleingewerbe ist genau dann einfacher, wenn man eben nicht der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegt. (#4)

Die Buchführung im Kleingewerbe ist genau dann einfacher, wenn man eben nicht der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegt. (#4)

Unterliegt man nicht der Pflicht zur doppelten Buchhaltung, kann man sich auf die einfache Buchhaltung berufen. Dazu reicht prinzipiell die Erstellung einer simplen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), bei der die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen werden. Übersteigen die Einnahmen die Ausgaben, bleibt ein Gewinn übrig, andernfalls wird ein Verlust ausgewiesen.

Anwenden darf man diese Methode aber nur dann, wenn die Rechtsform des Unternehmens nicht dagegen spricht. So müssen Kapitalgesellschaften generell einen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV-Rechnung erstellen (z. B. GmbH und AG). Größere Kapitalgesellschaften müssen außerdem einen Lagebericht einreichen und unterliegen der Publizitätspflicht.

Die einfache Buchhaltung kann hingegen von den meisten Selbstständigen und Freiberuflern sowie von besonderen Berufsgruppen (z. B. Ärzte, Zahnärzte, Rechtsanwälte und andere) durchgeführt werden. Statt des großen Jahresabschlusses mit Bilanz und GuV ist dann nur die EÜR notwendig.

Während sich die Kleinunternehmerregel nur auf das Umsatzsteuerrecht bezieht, bleiben die betriebliche Gewinnermittlung und andere Steuerarten von diesem Status völlig unberührt. Generell müssen also alle Kleinunternehmer auch dieselben Steuervorschriften beachten wie alle Freiberufler und Selbstständige. Hierzu zählen vor allem:

  • Einkommenssteuer und
  • Gewerbesteuer

Bei der Einkommenssteuer wird der Gewinn besteuert. Bei der Gewerbesteuer wird hingegen der Gewerbeertrag besteuert, der in etwa dem Gewinn entspricht. Da der Steuerfreibetrag von 24.500 Euro (bezogen auf den Ertrag, nicht den Umsatz!) von den meisten Kleinunternehmern nicht erreicht wird, sind die von der Umsatzsteuerpflicht befreiten Unternehmer von der Gewerbesteuer in der Regel auch nicht betroffen. Allerdings gibt es Ausnahmen, wenn etwa der Gewerbeertrag trotz des maximalen Umsatzes von 17.500 Euro höher als 24.500 Euro ausfällt. Das kommt aber eher selten vor.

EÜR und Buchführung auch mit Excel?

Microsoft Excel für die Buchführung im Kleingewerbe zu benutzen, war früher wohl oft eine simple Lösung. Mittlerweile gibt es zwar noch Vorlagen für Excel, doch die Anforderung der GoPD wie die Unveränderbarkeit machen eine Nutzung von Excel unmöglich. (#2)

Microsoft Excel für die Buchführung im Kleingewerbe zu benutzen, war früher wohl oft eine simple Lösung. Mittlerweile gibt es zwar noch Vorlagen für Excel, doch die Anforderung der GoPD wie die Unveränderbarkeit machen eine Nutzung von Excel unmöglich. (#2)

Früher war es kein Problem, die EÜR einfach mit einer Tabellenkalkulation wie Microsofts Excel zu erstellen. Diesen Weg gingen viele Existenzgründer, die zunächst kein Geld für eine professionelle Buchhaltungs- und Steuersoftware ausgeben wollten.

Neben dem Zeitaufwand und der Fehleranfälligkeit von Excel-Tabellen gibt es aber inzwischen einen rechtlichen Grund, dieses Programm nicht mehr für die EÜR-Erstellung einzusetzen. Sie entspricht nicht mehr den Bestimmungen der GoBD, in der die Grundsätze für die ordnungsgemäße Buchhaltung und Datenübertragung festgeschrieben sind.

Insbesondere die Problematik der Nichtveränderbarkeit stellt ein Problem dar. Trotzdem gibt es einige gute (sogar kostenlose) Vorlagen für den Einsatz von Excel zur Buchhaltung und Gewinnermittlung mit Anlage EÜR, die eine Übertragung per ELSTER (elektronische Steuererklärung der Finanzämter) ermöglichen.

Da die so erstellte Buchhaltung nicht unabänderbar ist, taugt sie für die Anforderungen der doppelten Buchhaltung nicht, was auch nicht durch einen Ausdruck der Tabellen geändert werden kann. Andererseits kann man aber die so erhobenen Daten an andere Buchhaltungsprogramme oder den Steuerberater übertragen, die dann eine ordnungsgemäße Ausführung für das Finanzamt erzeugen.

In diesem Zusammenhang sei auch erwähnt, dass man unbedingt ein Geschäftskonto einrichten sollte. Das ist zwar nicht für alle Unternehmensformen Pflicht, aber es macht die Arbeit sehr viel einfacher. Eine saubere Trennung zwischen Privat- und Geschäftskonto sollte jeder Betreiber eines Kleingewerbes von Anfang an vornehmen.

Buchführung ohne Papierkram

Die Buchführung im Kleingewerbe kann mittlerweile auch ohne Papier erfolgen, muss an gewissen Stellen sogar. Das ist der Fall, wenn es um die elektronische-Übermittlungspflicht der Steuererklaerung geht. (#3)

Die Buchführung im Kleingewerbe kann mittlerweile auch ohne Papier erfolgen, muss an gewissen Stellen sogar. Das ist der Fall, wenn es um die elektronische-Übermittlungspflicht der Steuererklaerung geht. (#3)

Durch die GoBD und einige andere Regelungen wurde die Erstellung der EÜR leider etwas verkompliziert. So kann sie nur noch in elektronischer Form eingereicht werden. Das hat zwar den Vorteil, dass viel Papierkram entfällt, aber ohne eine geeignete Software kann man die EÜR eben nicht ordnungsgemäß erstellen.

Außerdem sollte man dennoch alle Papierbelege archivieren und aufheben, denn man weiß nie, ob das Finanzamt bei einer Steuerprüfung nicht trotzdem die Belege sehen möchte. Da viele Belege heutzutage nur noch elektronisch erstellt werden, ist auch hier die Einhaltung der GoBD-Regeln (insbesondere zur Datenspeicherung) sehr wichtig.

Wer ein Kleingewerbe betreibt und nur die EÜR einreichen möchte, kann das also nicht mehr über die herkömmlichen Papierformulare erledigen. Nun sind Ausgaben für Existenzgründer immer so eine Sache, weil das Geld meistens knapp ist. Trotzdem ist die Investition in ein gutes Steuer- und Buchhaltungsprogramm in der Regel zu empfehlen, denn die Ausgaben dafür können zum einen bei der Steuererklärung geltend gemacht werden und zum anderen erhält man den einen oder anderen Tipp durch die Software, der wiederum Geld spart.

Steuerberater für Kleingewerbe und Selbstständige?

Ähnliches gilt für die Frage, ob man einen Steuerberater benötigt. Wer nicht selbst fit in Sachen Buchführung ist, sollte nicht auf eine professionelle Steuerberatung verzichten. Das gilt umso mehr, wenn die doppelte Buchführung verlangt wird. Zudem kann eine Steuerberaterpraxis pauschal die Abgabefristen für die Steuererklärung beim Finanzamt deutlich verlängern lassen. Ein weiterer Vorteil von Buchhaltungssoftware ist, dass die Schnittstellen heutzutage nahtlos mit ELSTER zusammenarbeiten und somit die elektronische Übermittlung samt Belegen möglich ist.

Fazit: Im Kleingewerbe ist die Buchführung nicht automatisch einfacher

Unser Fazit zur Buchführung im Kleingewerbe: es ist zu leisten, doch einfacher als be KMUs ist es nicht unbedingt. Will man sich stressige Arbeit vom Halse halten, ist der Einsatz einer Buchhaltungssoftware angeraten. (#5)

Unser Fazit zur Buchführung im Kleingewerbe: es ist zu leisten, doch einfacher als be KMUs ist es nicht unbedingt. Will man sich stressige Arbeit vom Halse halten, ist der Einsatz einer Buchhaltungssoftware angeraten. (#5)

Da der Unterschied zwischen Kleinunternehmer und einem Kleingewerbe nach dem Umsatzsteuergesetz häufig übersehen wird, gehen viele Existenzgründer fälschlicherweise davon aus, dass sie automatisch die einfache Buchführung anwenden dürfen. Das hängt aber unter anderem auch von der Rechtsform des Unternehmens ab.

Fällt nur die einfache Buchführung an, kann man das meiste über eine gute Buchhaltungssoftware alleine erledigen. Die elektronische Übermittlung an das Finanzamt ist dabei kein Problem.

Anders sieht es aus, wenn man die EÜR mit einer einfachen Tabellenkalkulation vornehmen möchte. Da die Programme die Anforderungen an die GoBD nicht erfüllen, ist davon abzuraten. Allenfalls als Hilfsmittel im Büro sind solche Lösungen zu empfehlen – vorausgesetzt, man überträgt die Daten anschließend an ein professionelles Buchhaltungsprogramm oder direkt an den Steuerberater.

Wichtig ist, dass unabhängig von der Größe oder der Gewinnerzielungsabsicht eines Unternehmens, alle Pflichten des Steuerrechts und der ordnungsgemäßen Buchführung von Beginn an gelten und einzuhalten sind.


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Über Marius Beilhammer

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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