Werbebriefe: DSGVO, Muster, Textbausteine und Kosten

Werbebriefe werden als Mailing bezeichnet und sie sind auch im Internetzeitalter aktuell. Doch sie müssen den Anforderungen der DSGVO entsprechen.

DSGVO für Werbebriefe: Datenschutz ist wichtig

Wie lässt sich bei Werbebriefen die Aufmerksamkeit erhöhen und die Wahrscheinlichkeit steigern, dass diese Mailings geöffnet und gelesen werden? Mit ausgefallenen und ideenreichen Karten, Umschlägen, Entfaltungstechniken. Doch das ist nicht alles! Denn es kommt auch bei Mailings auf die Einhaltung der DSGVO an. Der Datenschutz und die sichere Verarbeitung von Daten hat unlängst eine ganz besondere Stellung zugewiesen bekommen.

Bei vielen Unternehmen sind Werbebriefe das Mittel der Wahl, wenn sie über neue Angebote, Leistungen und Produkte informieren wollen. Hier können ohne Probleme auch Flyer beigelegt werden, die über diese Neuerungen im Detail informieren. Die Frage aber bleibt: Dürfen Werbebriefe nach der DSGVO überhaupt verschickt werden?

Hier zeigt sich der Vorteil der Mailings, denn bestimmte Listendaten, zu denen Name und Anschrift, Beruf und Geburtsjahr gehören, dürften unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen verwendet werden. Die Empfänger von Werbebriefen müssen laut DSGVO nicht zustimmen, dass ihre Daten einer Verarbeitung unterliegen. Dafür sind jedoch die folgenden Voraussetzungen wichtig:

Video: EU-Datenschutzgrundverordnung einfach erklärt (explainity® Erklärvideo)

Dazu sind aber die folgenden Voraussetzungen wichtig:

Bestandskunden

Empfänger müssen keine Einwilligung zur Verwendung der Daten vorlegen, wenn bereits eine Vertragsbeziehung mit dem Unternehmen besteht. Wichtig: Das Unternehmen muss bereits bei Vertragsschluss darauf hinweisen, dass personenbezogene Daten zu Werbezwecken genutzt werden und dass sie ein Widerspruchsrecht haben. Beim Versand der Werbebriefe ist der Hinweis ebenfalls beizufügen.

Allgemein zugängliche Adressen

Finden sich Adressen in allgemeinen Verzeichnissen wie Telefonbüchern oder Branchenverzeichnissen wieder, dürfen diese auch für Werbebriefe verwendet werden. Es ist aber wiederum nicht erlaubt, die Adressen von den Webseiten der betreffenden Personen zu nehmen.

Geschäftskunden

Werden Werbebriefe an Geschäftskunden verschickt, brauchen Versendet laut DSGVO keine Einwilligung zur Verwendung der Daten. Wichtig: Die Werbung darf nur an die Geschäftsadresse des Empfängers versandt werden und sich auf dessen berufliche Tätigkeit beziehen.

Zur Verfügung gestellte Adressen

Teilweise kooperieren Unternehmen untereinander und stellen sogenannte Listendaten dem Partnerunternehmen zur Verfügung. Diese Daten können zu Werbezwecken genutzt werden. Das gilt auch für die, die von Adresshändlern gegen Entgelt erworben werden können. Wichtig: Der Versender muss dem Empfänger darüber informieren, woher er die Daten hat.

Widerrufsrecht

Empfänger von Werbebriefen dürfen der Nutzung ihrer Daten zu Werbezwecken widersprechen, was zudem jederzeit und nicht nur bei Vertragsschluss möglich ist. Auf dieses Recht ist der Empfänger bei jedem Werbebrief hinzuweisen.

Wichtiger Tipp: Die Listendaten dürfen nur dann für Werbebriefe verwendet werden, wenn sogenannte „schutzwürdige“ Interessen des Empfängers nicht entgegenstehen.

Daher ist das Hinzuziehen eines Anwalts immer ratsam, wenn eine große Werbekampagne geplant wird oder wenn ein Unternehmen erstmalig auf diese Art und Weise werben möchte. Die gesetzlichen Anforderungen und einzelnen Artikel der DSGVO sind sehr komplex und für Laien nicht unbedingt verständlich formuliert. Dem Datenschutz bei Werbebriefen muss eine sehr hohe Priorität eingeräumt werden!

Muster und Textbausteine für Werbebriefe (auch nach DSGVO)

Für die meisten Werbebriefe ist es möglich, Textbausteine zu nutzen, damit die Erstellung und Verarbeitung unter Einhaltung der Richtlinien für den Datenschutz schneller und kostengünstiger vonstattengeht. Dennoch sollte darauf geachtet werden, dass ein Textbaustein wirklich passend ist, denn eine allzu starke Verallgemeinerung bemerkt der Empfänger. Er wird einen solchen Textbaustein damit quittieren, dass er die nächsten Werbebriefe nicht mehr öffnet!

Im Folgenden finden sich drei Muster für Werbebriefe, wobei der Hinweis auf die DSGVO nicht in jedem Musterschreiben separat vorkommt, sondern nur im ersten Brief Erwähnung findet.

Muster 1

Garantierte Qualität unserer Artikel!
Liebe Familie xyz,

Sie erwarten zu Recht höchste Qualität von unserem jungen Unternehmen. Sie können sich darauf verlassen, genau das zu bekommen, was Sie erwarten! Das garantieren wir Ihnen.

Bitte sehen Sie sich in Ruhe den beiliegenden Prospekt an. Dort finden Sie zahlreiche neue und bewährte Produkte rund um die Themen Haushalt, Familie und Wohnen. Überzeugen Sie sich selbst von unserer hohen Qualität und bestellen Sie Ihr Lieblingsprodukt zum besonders günstigen Preis.

Herzlichst

ABC GmbH & Co. KG

Viele Muster für Werbebriefe vergessen, dass neben dem reinen Text die Belehrung zum Datenschutz relevant ist. Genannt werden müssen hier die verantwortliche Stelle und der Adresseigner, wenn die verwendete Adresse gekauft wurde. Außerdem ist der Werbetreibende zu nennen sowie der Textbaustein: „Sollten Sie keine Werbung der ABC GmbH wünschen, können Sie jederzeit per E-Mail unter Info@abc-muster.de oder in Textform an ABC GmbH, ABC-Straße 123, 98765 ABC-Stadt widersprechen. Die weitere Verwendung und Verarbeitung Ihrer Daten zu Werbezwecken ist damit rechtlich ausgeschlossen.“

Solche oder ähnliche Textbausteine sollten in die Muster zu Werbebriefen eingefügt werden, daher gilt dieser Textbaustein auch für die folgenden beiden Muster.

Muster 2

Sehr geehrte Frau …, sehr geehrter Herr …,

ich biete Ihnen hiermit ausgezeichnete Produkte und Leistungen zu einem sensationell günstigen Preis an. Im Folgenden stelle ich Ihnen zwei unserer Lieblingsprodukte vor, die für Sie sicherlich von Interesse sind und von deren praktischen Nutzen wir rundum überzeugt sind:

Textbaustein 1 für Produkt 1

Textbaustein 2 für Produkt 2

Gern unterbreite ich Ihnen ein unverbindliches Angebot für einen oder beide Artikel und stelle Ihnen weitere Produkte aus unserem Portfolio vor. Bitte besuchen Sie auch meine Internetseite unter www.tolle-produkte-vom-mustermann.de, dort finden Sie zahlreiche weitere Artikel dieser Art. Gern können Sie mich auch unter meiner Telefonnummer 0123-456789 anrufen, ich stelle Ihnen weitere Produkte vor und stehe Rede und Antwort zu all Ihren Fragen.

Gern rufe ich selbst in den nächsten Tagen bei Ihnen an und stelle mich persönlich vor. Ich freue mich, wenn ich Ihr Interesse wecken konnte.

Beste Grüße

Ihr Manni Mustermann

P.S.: Bitte beachten Sie auch den beiliegenden Prospekt sowie meine Visitenkarte, mit der Sie meine Kontaktdaten direkt vorliegen haben.

Auch hier bitte daran denken, den Textbaustein zu Widerrufsbelehrung beizufügen!

Muster 3

Tagungshotel
Frau Marketing-Chefin
Musterweg 12
11111 Musterhausen

Sehr geehrte Frau Marketing-Chefin,

sogenannte „Green Meetings“ sind laut aktuellen Studien immer stärker gefragt. Hotels und Anbieter von Kongressen sehen sich der Forderung nach einem umweltschonenden Angebot gegenüber und Sie haben jetzt die Möglichkeit, sich einen Marktvorteil gegenüber der Konkurrenz zu sichern. Bieten Sie ab sofort klimaneutrale Meetings an und springen Sie damit nicht nur auf den derzeitigen Zug zur Klimaverbesserung auf, sondern heben Sie sich aktiv von der Konkurrenz ab.

Sie müssen keine teuren Umbauten befürchten oder schon jetzt darüber nachdenken, welche hohen Investitionen für die Umsetzung dieses Vorhabens fällig werden. Sie brauchen lediglich einen CO2-Fußabdruck, den Sie einmalig kostenpflichtig erwerben. Damit wird der CO2-Ausstoß Ihres Hotels berechnet. Danach bekommen Sie Zugang zu unserem Buchungssystem, was Sie wiederum schnell, unkompliziert und vor allem kostenlos nutzen können.

Schon können Sie „Green Meetings“ anbieten und hier sogar mit einem Zertifikat werben. Sie überreichen Ihren Kunden dieses Zertifikat, das die Klimaneutralität der Tagung bescheinigt. Die entstehenden Mehrkosten dafür können detailliert aufgeschlüsselt werden. Die Nutzung unserer dazu nötigen Software ist für Sie kostenlos möglich.

AN DIESER STELLE FOLGT DIE GENAUE VORSTELLUNG DES VORHABENS UND DES ANGEBOTS, DAS INDIVIDUELL AUF DEN WERBENDEN ZUGESCHNITTEN WERDEN MUSS. DER BISHER GENANNTE TEXT MUSS DEMENTSPRECHEND DURCH EIGENE TEXTBAUSTEINE ERSETZT WERDEN.

Rufen Sie mich direkt an, damit ich Sie ausführlich beraten kann. Gern erläutere ich Ihnen die einfache Handhabung der Software und der Gewinn für Sie. Sie erreichen mich unter der Nummer 02136 564978 FRAU VORNAME NAME

Mit freundlichen Grüßen

VORNAME NAME

P.S.: Seien Sie schnell! Die ersten 100 Anrufer erhalten automatisch und kostenlos …
Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite www.webseite.com.

Klein gedruckt soll hier am Ende der Hinweis auf den Datenschutz und die Verarbeitung der Daten stehen.

Video: DSGVO Wahnsinn: So absurd wird es WIRKLICH, wenn man sich daran hält | RA Christian Solmecke

Kosten für Werbebriefe nach DSGVO: Von Erstellung, Versand und Datenschutz

Kostenlos gibt es keine Briefe, weder nach DSGVO noch ohne Berücksichtigung der entsprechenden Artikel, die für derartige Briefe gelten. Zu berücksichtigen ist dabei immer, dass beim Verkauf der mit dem Werbebrief angekündigten Produkte die Kosten wieder eingespielt werden. Zumindest im besten Fall, daher ist auch das Versenden von Werbebriefen nicht nur eine strategische, sondern auch eine finanzielle Überlegung wert.

Um einen Werbebrief zu schreiben, fallen die ersten Kosten an. Wer textlich nicht selbst begabt ist, wird die Brieferstellung in die Hände eines professionellen Werbetexters geben, der je nach Qualifikation einen Stundensatz von bis zu 100 Euro haben kann. Vielleicht bietet er auch einen Pauschalpreis, dann fallen für den kompletten Brief (ohne Textbausteine) ca. 400 Euro an.

Bei der Erstellung des Briefes muss an den Datenschutz gedacht werden, denn in der Regel wird ein entsprechender Passus zum Widerrufsrecht seitens des Empfängers mit eingefügt. Hierbei kann es sich sehr wohl um einen Textbaustein handeln, der nur ein wenig abgewandelt wird.

Neben der Texterstellung fallen weitere Kosten an, die sich auf den Versand beziehen. Dabei stellen wir in der unten stehenden Tabelle die Preise für den Versand ab dem 1. Januar 2020 dar, denn die Deutsche Post erhöht pünktlich zum Jahreswechsel die Gebühren für den Versand sogenannter Dialogpost:

Zuschläge werden unter anderem für Kleinmengen fällig und betragen zum Beispiel als Zuschlag „EASY“ 15 Cent/Sendung bei Kleinmengen zwischen 500 bis 4.999 Sendungen.

Die Preise scheinen recht hoch und sind weit von „kostenlos“ entfernt. Es lohnt sich daher, auch die Inhalte der Briefe entsprechend aufzubereiten und professionell texten zu lassen, damit sich die Chancen erhöhen, aus dem Versand des Werbebriefs einen Verkauf der beworbenen Artikel oder Dienstleistungen zu machen.