Spesensatz für Freiberufler: So rechnet man richtig ab

Außer Spesen nichts gewesen. Von wegen, Auslagen für Reisen oder Verpflegung schlagen bei der Steuer zu Buche. Wie sie berechnet werden, und welche Pauschalen gelten, lesen Sie hier.

Spesen auch für Freiberufler

Ein Termin mit Geschäftspartnern, bei dem Essen gereicht wird, eine Übernachtung im Rahmen einer Geschäftsreise, eventuell sogar im Ausland. Auslagen, die eine Firma hat, können unterschiedliche Formen annehmen. Und in den meisten Fällen bei der nächsten Steuererklärung abgesetzt werden. Wie sieht es aber aus, wenn das Unternehmen als eine freiberufliche Tätigkeit besteht, also von einem Freiberufler ausgeübt wird.

Sind die Ausgaben, die zum Beispiel ein freier Berater, ein freiberuflicher Grafiker oder andere “Freie” haben, um ihrer Tätigkeit nachgehen zu können, genauso wie in anderen Firmen als Spesen anzusehen. Eine Frage, die der Fiskus mit “Ja” beantwortet. Denn die Spesen eines Freiberuflers sind solche Kosten, die ihm bei der Ausführung seiner beruflichen Arbeit entstehen.

Vier Reisekosten für Freiberufler

Begrifflich stammt das Wort „Spesen“ aus dem Italienischen und bedeutet in etwa „Nebenausgaben“. Wie diese finanziellen Belastungen, wie etwa Reisekosten und andere Auslagen, für einen Freiberufler steuerlich zu behandeln sind, regelt im Einzelfall das Finanzamt.

Generell gibt es aber einige Punkte, die für alle Freiberufler gelten, wie etwa die sechs Folgenden:

1. Auslagen, die Freiberufler für ihre Tätigkeit haben, gelten als Betriebsausgaben.
2. Diese Kosten mindern die Einnahmen und damit auch die Einkommenssteuer.
3. Grundsätzlich kennt das Finanzamt bei den Reisekosten vier Kostenarten:

• Fahrtkosten,
• Verpflegungskosten
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

4. Alle Reisekosten werden als Betriebsausgaben in der Einnahme-Überschuss-Rechnung oder in der Gewinn- und Verlustrechnung in der Bilanz angegeben.
5. Belege über Reisekosten, einen Verpflegungsmehraufwand usw. sind aufzubewahren.
6. Aber Achtung, Auslagen gelten nur dann als Spesen, wenn sie in angemessener Höhe anfallen.

Nimmt also zum Beispiel ein freier Handelsvertreter einen teuren Flug, um einen Kunden terminlich aufzusuchen, und hat damit höhere Reisekosten, als wenn er mit dem Auto gefahren wäre, dann sieht das Finanzamt die Auslagen als überzogen an. Hier gilt auch für Freiberufler das so genannte Prinzip der Wirtschaftlichkeit. Von daher gibt das deutsche Steuerrecht bei Spesen festgelegte Grenzen vor, unter anderem in Form der Übernachtungspauschale oder der Pauschale für Reiskosten.

Pauschale Sätze für Reisekosten

Ist die Voraussetzung der Wirtschaftlichkeit erfüllt, dann werden dem Freiberufler bei der Abrechnung von Reisekosten alle gezahlten Preise für Fahrkarten erstattet.

Dazu zählen Folgende:

• Bahnkarten
• Bustickets
• Flugtickets
• Karten für Fähren
• Kosten für Taxifahren
• Nebenkosten wie Park- und Mautgebühren.

Macht sich der Freiberufler mit seinem privaten PKW auf die Reise, so gibt es vom Finanzamt eine feste Regelung: Jeder gefahrene Kilometer wird mit dem Satz von 0,30 € geltend gemacht. Für andere Transportmittel, wie Motorrad, Motorroller oder Mofa und neuerdings auch E-Bikes, die schneller als 25 km/h fahren, gelten 20 Cent je gefahrenem Kilometer. Eine Pauschale für geschäftliche Fahrten mit dem Fahrrad gibt es mittlerweile nicht mehr.

Nachweis für tatsächliche Reisekosten

Fährt der Freiberufler mit einem Fahrzeug, das in sein Betriebsvermögen gehört und nur beruflich  genutzt wird, so kann er alle tatsächlichen Kosten als Auslagen geltend machen, wie etwa

• Treibstoff,
• Versicherung,
• Kfz-Steuer, Reparaturen
• und sonstige Kosten.

Allerdings geht das Finanzamt meistens davon aus, dass mit dem Fahrzeug auch private Fahrten unternommen werden. In dem Fall muss der Freiberufler seinen privat genutzten Anteil aus den betrieblichen Touren heraus rechnen, was am besten mit einem Fahrtenbuch geht.

Darüber hinaus kann es auch sein, dass das Finanzamt von dem Freiberufler einen Nachweis verlangt, dass die Geschäftsreise tatsächlich beruflich war. Eine solche Reise ist zum Beispiel ein Kunden- oder Messebesuch oder eine Teilnahme an einem Seminar.

Der Nachweis gelingt wie folgt:

• Aufzeichnung des Reiseweges
• Schriftverkehr für die Reise, also Buchungsunterlagen
• Belege wie etwa Hotelrechnungen oder Tankquittungen
• Einträge im Fahrtenbuch mit den Touren und Adressen der Reiseorte

Regelungen zur Übernachtungspauschale

Manchmal lässt es sich nicht vermeiden, dass eine geschäftliche Fahrt mit einer oder mehreren Übernachtungen verbunden ist. Quartiert sich der Freiberufler dafür im Hotelzimmer, in einer Pension oder der Jugendherberge ein, dann kann er seine Auslagen für diese Übernachtungen in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgaben geltend machen.

Dabei ist Folgendes zu beachten:

• Belegt der Freiberufler seine Auslagen zum Beispiel mit einer Hotelrechnung, dann gilt dieser darin ausgewiesene Betrag als Kosten, die steuerlich angerechnet werden.
• Kann der Freiberufler keinen Beleg für seine Spesen für die Übernachtung vorlegen, so gilt die von der Finanzbehörde festgesetzte Übernachtungspauschale.
• In Deutschland beträgt die Übernachtungspauschale aktuell 20 Euro.

Regelungen für den Verpflegungsmehraufwand

Wer sich auf einer Geschäftsreise befindet, der hat in dieser Zeit auch Kosten für die Verpflegung, etwa wenn der Freiberufler im Restaurant einkehrt oder an der Raststätte etwas verzehrt.

Bei diesen Auslagen beteiligt sich das Finanzamt ebenfalls, wobei Folgendes gilt:

• Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es keine steuerliche Pauschale.
• Die Höhe der absetzbaren Auslagen richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit des Freiberuflers von seinem eigentlichen Arbeitsort.
• Ist der Freiberufler 24 Stunden außer Haus, so sind 24 Euro als Auslagen absetzbar.
• Ist er mehr als acht Stunden aber nicht 24 Stunden unterwegs, so werden 12 Euro angerechnet.
• Das gilt auch für den An- und Abreisetage, selbst wenn 8 Stunden nicht erfüllt sind.
• Die Beträge gelten nur für Reisekosten des Freiberuflers in Deutschland.
• Sind die Kosten für das Frühstück mit in der Übernachtung, wird der Verpflegungsmehraufwand um den Betrag von 4,80 Euro gemindert.

Reglungen für Bewirtungskosten

Lädt der Freiberufler entweder an dem Ort, an dem er tätig ist oder woanders, seine Kunden oder andere geschäftliche Gäste ein, so gehören auch diese Auslagen zu den Spesen. Natürlich auch hier wieder unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit.

Das heißt für die Bewirtungskosten konkret:

• Speisen,
• Getränke,
• Trinkgelder sind nur mit 70 Prozent ihrer gesamten Höhe abzurechnen.

Den Rest muss sich der einladende Freiberufler als private Lebenshaltungskosten anrechnen lassen.

Drei Formen der Spesen-Abrechnung

Bei der Abrechnung der Spesen gibt es drei Möglichkeiten. Diese hängen davon ab, welche Regelung der Freiberufler mit seinen Auftraggebern trifft.

Das sind die drei Abrechnungsvarianten:

• Variante 1: Abrechnung als umsatzsteuerpflichtige Nebenleistung
• Variante 2: Abrechnung über einen höher kalkulierten Preis
• Variante 3: Abrechnung der Spesen einzeln in ihrer nachgewiesenen Höhe

Im Detail stellen sich die drei Varianten dann wie folgt dar:

• Variante 1: Abrechnung als umsatzsteuerpflichtige Nebenleistung
  In dem Fall, dass der Freiberufler vertraglich vereinbart nicht nur seine Hauptleitung sondern auch die Nebenkosten in Rechnung stellen darf, gibt es bezüglich der Umsatzsteuer folgende Regelungen: Die Nebenleistungen werden steuerlich genauso wie die Hauptleistung behandelt. Gilt also für Letztere der Regelsteuersatz von 19 Prozent, dann werden auch Nebenleistungen als Netto-Spesen mit 19 Prozent Umsatzsteuer berechnet.
  Gelten für die Hauptleistung nur sieben Prozent Umsatzsteuer, dann werden auch die Spesen mit dem ermäßigten Steuersatz von sieben Prozent berechnet.

• Variante 2: Abrechnung über einen höher kalkulierten Preis
  Wenn der Freiberufler die Höhe und die Notwendigkeit seiner Auslagen nicht mit dem Auftraggeber aushandeln möchte, was gerade bei neuen Kunden oftmals der Fall ist, dann ist es ratsam, anfallende Mehrkosten bereits im Angebotspreis einzukalkulieren. In der Rechnung, die an den Geschäftspartner geht, tauchen die über die eigentliche Leistung hinausgehenden Auslagen nicht mehr gesondert auf.

• Variante 3: Abrechnung der Spesen einzeln in ihrer nachgewiesenen Höhe
  In diesem Fall berechnet der Freiberufler seine Extrakosten gegenüber dem Auftraggeber unabhängig von seinen erbrachten Leistungen in einer eigenen Rechnung.

Dafür gilt steuerlich Folgendes:

• Die durch Rechnungen nachgewiesenen Auslagen werden als Nettowert in Rechnung gestellt.
• Je nachdem, ob 7 oder 19 Prozent Umsatzsteuersatz für die Weiterbelastung gilt, wird der jeweilige Umsatzsteuersatz und der entsprechende Umsatzsteuerbetrag in der Rechnung ausgewiesen.
• Wenn der Auftraggeber die Originalbelege haben möchte, dann müssen die Rechnungen auf den Namen des Kunden ausgestellt sein.
• Der Grund: Nur unter der Voraussetzung, dass die Rechnung auf den Namen des Kunden lautet, kann er von seinem Recht des Vorsteuerabzugs Gebrauch machen.

Pauschale Beträge für Auslandsreisen

Wer geschäftlich im Ausland unterwegs ist, der hat nicht mit den gleichen und recht überschaubaren Pauschalen zu tun, die in Deutschland steuerlich gültig sind. Im Gegenteil, für jedes Land werden pro Jahr oftmals besondere Sätze festgelegt, vielfach sogar für einzelne Städte. Seit dem 1. Januar 2018 gelten zum Beispiel Änderungen in über 50 verschiedenen Ländern, wie etwa für die Pauschalen in Neuseeland, Australien und die Städte Canberra und Sydney, sowie für Kanada und viele kanadische Städte.

Im europäischen Raum gibt es geänderte Sätze für Belgien, Dänemark, Finnland, Norwegen und Portugal. Außerdem gilt für Freiberufler das Gleiche wie für jeden anderen Unternehmer, der eine Auslandsreise unternimmt: Eine Pauschale für Übernachtungen darf nicht geltend gemacht werden. In den Betriebsausgaben werden nur die tatsächlichen Übernachtungskosten angerechnet.

Ebenso zählen zu den Auslagen für eine Auslandsreise Kosten für den Gepäcktransport, Kommunikationskosten für Telefon, WLAN, Kleiderreinigung, wenn es um geschäftlich getragene Bekleidung geht, und weitere anfallende Belastungen. Wer sich vor oder nach seiner Reise unsicher ist, ob seine Auslagen wirklich steuerlich absetzbar sind, der sollte mit dem Finanzamt oder einem Steuerberater Rücksprache halten.

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