Projektauftrag Inhalt

Der Projektauftrag: Inhalt und Form sind die Grundlage für den späteren Erfolg des Projekts.

Der perfekte Projektauftrag: Inhalt und Organisation bestimmen über den Erfolg

Damit der eigene Projektauftrag möglichst strukturiert und sicher ablaufen kann, sollte dieser einige Faktoren zwingend erhalten. Zum Inhalt ist es entscheidend, die potenziellen Ziele und Risiken möglichst ganzheitlich zu erfassen, um die vorhandenen Fristen im Projektauftrag erfolgreich zu bewältigen.

Die folgende Übersicht verdeutlicht daher, welche Faktoren für den Inhalt des Auftrags entscheidend sind und wie aus den zahlreichen Grundlagen ein sicheres Projekt entstehen kann.

Die Grundlage eines jeden Projekts

Ein Projektauftrag hat das grundsätzliche Ziel, die Projektarbeit zu automatisieren und eine gewisse Kontrolle zu erwirken. Durch eine vorherige Planung können Arbeiten beispielsweise ohne erneute Freigabe der Geschäftsführung durchgeführt werden, sodass ein strukturierter Arbeitsablauf rund um den Inhalt des Projekts möglich wird.

In Kooperation mit der Geschäftsführung kann daher ein Projektauftrag angelegt werden, durch den alle wichtigen Informationen mit der Führung geteilt werden und sich vor Beginn der Durchführung noch entsprechend anpassen lassen.

Video: PM 3 – Projektauftrag klären

Mit guten Ideen zu einem strukturierten Plan

Um den Inhalt für den Projektauftrag allerdings möglichst wirkungsvoll finden zu können, sollte vorab eine detaillierte Planung erstellt werden. Diese unterteilt sich in den meisten Fällen in drei Bereiche, sodass sich eine zeitliche Abgrenzung der Inhalte schaffen lässt.

• Projektidee
  Der erste Schritt ist die Festlegung einer konkreten Projektidee. Ohne diese wird es auch nicht nötig sein, einen Projektauftrag anzulegen und die einzelnen Schritte genauer festzulegen. Diese Idee kann direkt von einem Vorstandsmitglied, aber auch von einem Mitarbeiter kommen und wird anschließend genauer mit der Geschäftsführung und den Verantwortlichen besprochen.

• Projektentwurf
  Wurde die passende Idee für den Inhalt gefunden, müssen die einzelnen Ansätze in einen fertigen Projektentwurf übernommen werden. Teil dieses Entwurfs ist auch die Projektbeschreibung, um genauer ins Detail zu gehen und feste Maßstäbe zu setzen. All diese Faktoren werden dann innerhalb eines möglichst präzisen Projektentwurfs zusammengestellt.
• Festlegung der Standards
  Bevor es an die Umsetzung des Projektentwurfs geht, werden die letzten Standards für die Arbeit festgelegt. In dieser Phase kommt es auch zur finalen Freigabe, um die Ideen für den Inhalt im Projektauftrag umsetzen zu können. Sobald das geforderte Budget freigegeben wurde, steht einer erfolgreichen Umsetzung nichts mehr im Weg.

Alle Richtlinien für den Projektauftrag und den Inhalt

Der Projektauftrag selbst wird durch mehrere Richtlinien definiert, die sich anhand der vorhandenen Herangehensweise unterscheiden. Das Standardnetzwerk PM3 streckt den Rahmen für die Projektumsetzung vergleichsweise sehr weit und verfolgt einen wissensbasierten Ansatz. Mit PRINCE2 wird der Inhalt jedoch sehr genau vorgegeben, wodurch kaum Änderungen am bereits vorhandenen Rahmen möglich sind.

Nicht immer muss sich die gesamte Organisation mit nur einer Einheit bewältigen lassen. Auch mehrere PM-Standards können in einem Projektauftrag miteinander kombiniert werden, müssen dann aber dennoch miteinander interagieren. Dies gelingt nur durch eine gute Absprache und die Schaffung eines möglichst einheitlichen Projekt-Systems.

Vorherige Festlegung potenzieller Risiken

Nur wenn im Vorhinein möglichst exakt besprochen wird, welche Gefahren mit dem Inhalt im Projektauftrag verbunden sind, kann eine erfolgreiche Durchführung gelingen. Daher ist es entscheidend, die vorhandenen Vorlagen in der eigenen Festlegung aufzugreifen und einen strukturierten Lösungsansatz zu schaffen. Ein nachvollziehbares Vergehensmodell kann schnell dafür sorgen, dass sich Risiken besser hervorsehen lassen, um den Inhalt möglichst eindeutig zu gestalten.

Umso klarer derartige Festlegungen bereits innerhalb der Planung bedacht werden, desto sicherer wird eine erfolgreiche Durchführung des Projekts. Daher sind nicht nur die einzelnen Risiken in den verschiedenen Abteilungen wichtig, sondern vor allem deren Einfluss auf das gesamte Projekt. Nur mit einer vollwertigen Festlegung wird es möglich, die Risiken effektiv zu minimieren und die im Vorhinein aufgestellten Projektziele sicher zu erreichen.

Das zentrale Management im Überblick

Innerhalb der verschiedenen Projektsysteme spielt das Management eine entscheidende Rolle und wird zur Grundlage für einen funktionierenden Meilensteinplan. Mit den richtigen Vorlagen wird es für den Projektauftraggeber allerdings problemlos möglich, die verschiedenen Arten des Managements in die Projektdurchführung einzubinden und somit allen Anforderungen für den Inhalt gerecht zu werden.

Die folgenden Bestandteile sind hierbei entscheidend:

• Risikomanagement
  Nur wenn die Risiken vorab kalkuliert werden, kann der Projektauftrag mit Sicherheit erfolgreich durchgeführt werden. Besonders bei vorhersehbaren Risiken ist es daher wichtig, eine vorherige Kalkulation durchzuführen, um allen Fristen zum Inhalt gerecht zu werden.

• Konfigurationsmanagement
  Durch ein gut durchdachtes Konfigurationsmanagement soll festgelegt werden, wie sich die Leistungen überprüfbar gestalten lassen. Nur so können die verschiedenen Projektabteilungen darüber informiert werden, welcher Status beim aktuellen Ergebnis vorliegt und an welcher Stelle die vorhandenen Änderungselemente bedienbar sind.

• Qualitätsmanagement
  Innerhalb des Qualitätsmanagements wird geprüft, wie sinnvoll die Verknüpfung der verschiedenen Inhalte gelingt und an welchen Stellen Verbesserungen nötig sind. Die Einteilung dieser Festlegungen erfolgt durch ein durchdachtes QS-System, das die Grundlage für eine derartige Dokumentation darstellt.

Meilensteinplan beruht auf Vollständigkeit

Auf Grundlage der verschiedenen Managementstrukturen wird es sehr wichtig, alle Faktoren in die vorhandene Planung miteinzubeziehen und eine gewisse Vollständigkeit herzustellen. Nur so besteht die Sicherheit, dass der Meilensteinplan den vorhandenen Anforderungen gerecht wird und das Projekt bei der erfolgreichen Umsetzung begleitet. Das Management wird hierbei zum Indikator für die Qualität und die Umsetzbarkeit beim Inhalt, sodass sich die vorhandenen Projektziele in vielen Schritten sicher erreichen lassen.

Der Meilensteinplan zeichnet sich allerdings nicht nur durch viele kleine Details aus, die durch interne Verbindungen miteinander in einen Zusammenhang gebracht werden, sondern zudem durch möglichst konkrete Angaben. Diese sind in der Regel zeitlich festgelegt, um allen Beteiligten des Projekts einen gewissen Überblick zu ermöglichen und eine exakte Bewältigung zu ermöglichen. Umso mehr Details in dieser Hinsicht Teil der finalen Planung sind, desto besser lässt sich der Projektauftrag anschließend auch in die Tat umsetzen.

Die Relevanz einer umfassenden Kommunikationsstrategie

Mit einer Vielzahl unterschiedlicher Abteilungen, die alle an der erfolgreichen Umsetzung des Projekts arbeiten, wird eine möglichst klare und einheitliche Kommunikation entscheidend. Nur so können die neusten Fortschritte mit den anderen Projektteams geteilt werden, um die Erfolge im Inhalt zu verdeutlichen. Eine derartige Planung aufzustellen, ist allerdings nicht einfach. Jeder Bereich verfügt im Projektauftrag über eine andere Kommunikationsbasis, die sich nur sehr schwer mit anderen Systemen in Verbindung bringen lässt.

Dennoch ist genau dies entscheidend, um die Transparenz der Durchführung zu verbessern und eine schnellere Reaktion auf die Arbeit anderer zu ermöglichen. In Verbindung mit einer modernen und ganzheitlichen Reporting-Struktur wird es hierbei möglich, alle Abteilungen auf dem Laufenden zu halten und die Struktur der Arbeit deutlich zu verbessern.

Nur so können die modernen und digitalen Anforderungen erfolgreich umgesetzt werden, um das Projekt und die damit verbundenen Inhalte wie beispielsweise das Vergehensmodell in die Umsetzung zu implementieren.

Eine gute Rollenverteilung beim Projektauftrag

Besonders bei großen Projekten mit viel zu verteilendem Inhalt ist es sehr wichtig, auf mehrere PM-Teams für eine sichere Umsetzung zurückzugreifen. Diese werden durch den Projektauftraggeber oder einen festgelegten Koordinator bestimmt und anhand der einzelnen Zielsetzungen ausgebaut.

So wird es beispielsweise entscheidend, über mehrere Ausschüsse zu verfügen, um Änderungen und Lenkungen ohne viel Aufwand festlegen zu können. Ebenfalls entscheidend sind mehrere Managementabteilungen, die für eine gewisse Koordination sorgen und alle Entwicklungen im Blick haben.

Die größten PM-Teams sind in der Regel allerdings das Projektcontrolling sowie die Projektsicherung. Vor allem das Controlling wird zur Grundlage der inhaltlichen Projektüberprüfung, um in jeder Hinsicht für die gewünschte Sicherheit zu sorgen.

Die direkte Verknüpfung mit dem Management ermöglicht zusätzlich eine Einflussnahme der anderen Bereiche, wodurch die Verantwortlichkeiten möglichst breit verteilt werden. So können die Fehler nur selten bei einzelnen Abteilungen liegen, da alle Bereiche zu gleichen Teilen an der Projektumsetzung beteiligt sind.

Video: Das Bluesheet einfach erklärt – Vorlage für einen perfekten Projektauftrag

Die richtigen Antworten auf zentrale Fragen

Mit einem Projektauftrag wird es daher entscheidend, den vorhandenen Inhalt mit Fragen zu füllen und diese während der Umsetzung möglichst detailliert und klar umzusetzen. Nur wenn diese auch zur Zufriedenheit der Projektverantwortlichen beantwortet werden können, ist das Projekt erfolgreich umgesetzt.

Diese Beantwortungen werden auch den Interessenten des Projekts in der Regel nach dessen Abarbeitung zur Verfügung gestellt, damit diese sich selbst über die Entwicklungen rund um die verschiedenen Aufgaben informieren können.

Die folgenden Fragen sind auf dieser Grundlage entscheidend, um den vorhandenen Inhalt zu vervollständigen:

• Wie sieht der Projektrahmen aus?
• Welche Ergebnisse werden angestrebt?
• Was sind die Projektvoraussetzungen?
• Welche Risiken sollten kalkuliert werden?
• Wann kann das Projekt fertiggestellt werden?
• Was ist das Ziel der Projektdurchführung?

Erfolgreiche Fertigstellung des Projekts

Werden all diese Faktoren bedacht, steht einer erfolgreichen Umsetzung nichts mehr im Weg. Nur mit den richtigen Schwerpunkten im Inhalt wird es möglich, den Projektauftrag in allen Bereichen erfolgreich umzusetzen und die vorhandenen Pläne zu erfüllen. Diese wiederum beinhalten eine Vielzahl verschiedener Projektziele, die in den unterschiedlichen Etappen umzusetzen sind.

Mit gut ausgebildeten und strukturiert arbeitenden Projektteams wird dies problemlos möglich, um sich den vorhandenen Vorlagen anzupassen und eine erfolgreiche Fertigstellung des Projekts zu erzielen.

Besonders für selbstständige Unternehmer wird diese Struktur zur Grundlage des Erfolgs, da sich nur so die vorhandenen Projekte im Unternehmen mit hoher Sicherheit erfolgreich umsetzen lassen. So kann der Projektauftraggeber sicher sein, dass alle Komponenten in die Ausführung miteingebunden werden und sich in dieser Hinsicht eine ganzheitliche Struktur ergibt. Mit dem richtigen Meilensteinplan wird es schnell und einfach möglich, die eigenen Ideen in die Tat umzusetzen und sich auf beste Qualität rund um den eigenen Lösungsansatz zu verlassen.