Diensthandy: Was ist erlaubt?

Welche Rechte und Pflichten haben Arbeitnehmer und Selbstständige, wenn sie ein Diensthandy nutzen? Dieses Kommunikationsmittel steht immer häufiger im Mittelpunkt von Streitigkeiten.

Diensthandy: Beruflich bekommen, privat nutzen?

Zur Existenzgründung gehört nicht selten das Diensthandy dazu, denn der Jungselbstständige möchte seine beruflichen Angelegenheiten nicht über den privaten Anschluss abwickeln bzw. ist er darüber gar nicht erreichbar, weil er ständig unterwegs oder im Büro ist. Auch Angestellte müssen längst nicht mehr nur in Führungspositionen arbeiten, um ein Diensthandy zu bekommen.

In Zeiten, in denen die ständige Erreichbarkeit der Mitarbeiter gewünscht wird, übergeben viele Arbeitgeber ihren Angestellten ein Diensthandy und sind der Meinung, dass diese darüber nun dauerhaft erreichbar sein müssen. Doch es gibt bestimmte Spielregeln, an die sich beide beteiligten Seiten halten müssen.

Diese Spielregeln betreffen vor allem die Frage, ob das Diensthandy nur für die dienstliche Nutzung zum Einsatz kommen darf oder ob es auch privat nutzbar ist. Dazu vorab: Alle Regelungen müssen vertraglich festgehalten werden, dies erleichtert später eventuelle Streitigkeiten. Außerdem muss sich der Selbstständige nach seiner Existenzgründung sicherlich vor niemandem rechtfertigen, wenn er das eigentlich für die dienstliche Nutzung vorgesehene Handy oder Smartphone auch privat nutzt. Vor niemandem, außer vor dem Finanzamt, das gern ein Wörtchen mitreden möchte, wenn es um die Trennung privater und beruflicher Angelegenheiten geht.

Somit bleibt es nicht dabei, einfach nur einen umfassenden Tarifvergleich beim Handyvertrag durchzuführen und den besten Anbieter mit den günstigsten Konditionen zu finden. Es muss auch die Frage geklärt werden, ob das Handy künftig privat genutzt wird oder ob einzig der Firmentarif zur Geltung kommt.

Ein Hinweis zur privaten Nutzung: Wer hier zum Beispiel Messengerdienste wie WhatsApp nutzt, sollte vorsichtig sein. Der Dienst greift auf das interne Telefonbuch zurück und damit auf sämtliche Kontakte und gespeicherte Nummern. Dies widerspricht den strengen Regelungen des Datenschutzes und der jeweilige Kontakt könnte eventuell nicht mit der Weitergabe der Daten an den Dienstleister des Messengers einverstanden sein.

Angestellte können sogar eine Abmahnung bekommen, wenn sie das Diensthandy privat nutzen, damit kommt der Arbeitgeber seiner Pflicht auf den Schutz der Daten nach. Auch ein Selbstständiger kann vor diesem Problem stehen, denn für diesen gelten natürlich ebenso die Regelungen des Datenschutzes. Theoretisch müsste von jedem Kontakt eine schriftliche Einverständniserklärung vorliegen, dass seine Nummer beim Messengerdienst registriert wird. Doch wer holt tatsächlich diese Erklärungen ein? Die Empfehlung lautet daher, besser das private vom beruflichen Telefon zu trennen und das Diensthandy tatsächlich als solches zu belassen.

Angestellte können sogar eine Abmahnung bekommen, wenn sie das Diensthandy privat nutzen, damit kommt der Arbeitgeber seiner Pflicht auf den Schutz der Daten nach.(#01)

Spielregeln für die Nutzung: Das ist mit dem Diensthandy erlaubt

Die folgenden Aspekte sind neben der Frage, ob jemand das Diensthandy privat nutzen darf, relevant:

Darf der Arbeitgeber das Diensthandy kontrollieren?
Gern wird dies seitens der Arbeitnehmer als Eingriff in die Privatsphäre bezeichnet, doch der Arbeitgeber darf das dienstliche Telefon tatsächlich kontrollieren. Voraussetzung dafür ist aber, dass er den privaten Gebrauch ausdrücklich verboten hat. Kam dieses Thema nicht zur Sprache und der Arbeitgeber duldet die private Nutzung, könnte dies theoretisch als Erlaubnis ausgelegt werden. Doch immer wieder beschäftigen sich Gerichte mit dieser Frage und kommen regelmäßig zu dem Schluss, dass in erster Linie die Interessen des Arbeitgebers zugrunde gelegt werden müssen. Dennoch gilt: Hat der Chef die private Nutzung verboten, dar er auch Einzelverbindungsnachweise anfordern oder den E-Mail-Verkehr kontrollieren, um herauszufinden, ob sich sein Angestellter an das Verbot hält. Hat er hingegen der privaten Nutzung zugestimmt, muss der Arbeitnehmer einer Kontrolle ausdrücklich zustimmen.
Ist die ständige Erreichbarkeit erforderlich?
Auf keinen Fall muss sich ein Arbeitnehmer, der ein Diensthandy bekommt, zu einer ständigen Erreichbarkeit bereit erklären. Ebenso wenig, wie ein Selbstständiger nach Existenzgründung möchte, dass er zu jeder Zeit und Stunde von Kunden angerufen wird, möchte der Angestellte von seinem Chef drangsaliert werden. Das Diensthandy soll es ermöglichen, einen Angestellten auch dann zu erreichen, wenn er sich auf Dienstreise befindet oder anderweitig während der Arbeitszeiten außer Haus ist. Es ist weder Kontrollmittel noch Möglichkeit, eine dauerhafte Rufbereitschaft zu gewährleisten. Wer sich in Letzterer befindet, muss natürlich an sein Handy gehen, wenn die Arbeit ruft, doch eine Rufbereitschaft wird ohnehin zusätzlich vergütet. Wichtig: Wer in seinem Arbeitsvertrag entsprechende Pflichten unterzeichnet, kann sich nicht darauf berufen, dass eine ständige Erreichbarkeit nicht gewährleistet werden kann. Sie muss sich dann in dem vertraglich vereinbarten Rahmen bewegen und soll angemessen vergütete werden. Denkbar ist eine solche Regelung bei freien Mitarbeitern bzw. Angestellten ohne feste Arbeitszeit. Allerdings ist es in der Praxis inzwischen so, dass zumindest Führungskräfte bzw. Mitarbeiter ab einer bestimmten Hierarchieebene ihre Erreichbarkeit sogar am Wochenende gewährleisten sollten. Dies gehört beruflich zum guten Ton! Dennoch sollte ab und zu Arbeit einfach Arbeit sein, es ist durchaus legitim, das Telefon auszuschalten. Wer jedoch längere Zeit abwesend ist, sollte das Telefon ab und zu einschalten, falls im Job die große Katastrophe passiert ist.

Gern wird dies seitens der Arbeitnehmer als Eingriff in die Privatsphäre bezeichnet, doch der Arbeitgeber darf das dienstliche Telefon tatsächlich kontrollieren.(#02)

Ist die private Nutzung außerhalb der Arbeitszeit erlaubt?
Wenn eine Privatnutzung des Diensthandys ausgeschlossen bzw. verboten wurde, so ist es auch außerhalb der festen Arbeitszeiten nicht erlaubt, das Telefon entsprechend einzusetzen. Mitarbeiter, die dennoch privat telefonieren oder SMS verschicken, müssen mit einer Abmahnung oder im Wiederholungsfall sogar mit einer Kündigung rechnen. Das Verbot auf die Privatnutzung bezieht sich auch auf die Arbeitszeiten! Ist es zwingend erforderlich, privat zu telefonieren, sollte der Chef darauf aufmerksam gemacht werden.
Dürfen bei Privatgebrauch alle Apps installiert werden?
So mancher Chef lässt seinen Angestellten eine große Freiheit und zahlt auch für die Privatgespräche mit dem Diensttelefon. Dennoch stellt sich die Frage, ob hier alle Apps freiweg installiert werden dürfen. Es ist ratsam, mit dem Unternehmen zu klären, welche Apps genutzt werden können. Denn im Schadensfall können bestimmte Pflichten auf den Nutzer zukommen: Wird beispielsweise das Telefon beschädigt, weil ein Virus per App darauf gelangt ist, muss der Nutzer gegebenenfalls Schadenersatz zahlen.
Was passiert bei Diebstahl des Diensthandys?
Nicht nur für Menschen, die ein Diensthandy nutzen, ist das eine ärgerliche Vorstellung: Das Handy wird gestohlen! Normalerweise wird keinem Angestellten deshalb etwas passieren. Er kann jedoch eine Abmahnung kassieren, wenn der Sperrbildschirm nicht angeschaltet war und der Dieb so leicht an sensible Daten gelangen kann.

Ein Diensthandy ist sicherlich nicht für jeden Posten im Unternehmen zwingend erforderlich, doch vielen Pflichten lässt sich leichter nachkommen, wenn die Arbeit auch von zu Hause oder von unterwegs erledigt werden kann. Einen Anspruch auf ein Diensttelefon hat dennoch niemand, der Chef kann freiweg entscheiden, ob er einem Angestellten eine solche Vergünstigung gewährt und einem anderen aber nicht. Er kann auch entscheiden, ob jemand das Telefon ausschließlich für die dienstliche Nutzung bekommt oder ob ein Privatgebrauch ebenfalls möglich ist.

Arbeitnehmer fragen sich daher häufig, ob sie das Recht haben, ein Diensttelefon abzulehnen. Anwälte weisen aber darauf hin, dass dies nicht einfach möglich ist und wiederum zu einer Abmahnung führen kann. Der Chef kann zumindest verlangen, dass das Telefon zu Kundenterminen mitgeführt wird oder zu allen Tätigkeiten außer Haus, die innerhalb der Arbeitszeit liegen. In den Pausen oder nach Feierabend bzw. außerhalb einer Rufbereitschaft ist der Mitarbeiter aber nicht dazu verpflichtet, das Telefon zu nutzen und beim Klingeln den Hörer abzunehmen.

Wer nach der Existenzgründung ein Diensthandy nutzen möchte, fragt sich vielleicht, ob er dieses als Betriebsausgabe steuermindernd geltend machen kann.(#03)

Kann das Diensthandy eine Betriebsausgabe sein?

Wer nach der Existenzgründung ein Diensthandy nutzen möchte, fragt sich vielleicht, ob er dieses als Betriebsausgabe steuermindernd geltend machen kann. Fakt ist, dass das Telefon, wenn es ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt wird, steuerlich absetzbar ist. Es ist nicht einmal erforderlich, dass dies in jedem Fall explizit nachgewiesen wird. Doch im Ernstfall sollte ein Selbstständiger in der Lage sein, die ausschließlich berufliche Nutzung nachzuweisen, was zum Beispiel über den Einzelverbindungsnachweis gelingt.

Gewerbetreibende und Freiberufler können das Telefon auf verschiedene Weisen ansetzen. Zum einen ist es möglich, die gezahlte Vorsteuer über die Umsatzsteuervoranmeldung gegenzurechnen, sodass weniger Umsatzsteuer entrichtet werden muss. Vor allem nach der Existenzgründung übersteigen die Ausgaben oft die Einnahmen und so kann es sein, dass der Staat sogar Umsatzsteuer zurückzahlt. Dazu kommen die Kosten für die Anschaffung des Gerätes, die je nach Kaufpreis sofort und in voller Höhe angesetzt werden können.

Das Telefon wird fortan zum Anlagevermögen gerechnet und darf somit auch nicht geleast sein. Wichtig: Der Gerätetyp spielt hierfür keine Rolle, es ist völlig unwichtig, ob sich jemand für die Nutzung eines Smartphones oder eines einfachen Handys ohne Zusatzfunktionen entscheidet.

In der Regel wird das Handy in einem Jahr als Betriebsausgabe angesetzt, sofern es unter 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) gekostet hat. Es muss lediglich im Anlagevermögen gelistet werden bzw. muss es möglich sein, anhand des Kaufbelegs die Zuordnung zum Kaufdatum und damit zum Steuerjahr (Jahr der Anschaffung) zu erkennen. Wird das Telefon für weniger als ein Jahr ausschließlich beruflich genutzt, kann es nicht abgeschrieben werden.

Video: Das Smartphone von der Steuer absetzen!

Das Finanzamt möchte auch wissen, mit wem telefoniert wird und ob es sich um beruflich oder privat veranlasste Gespräche handelt. Wer sein Diensthandy für weniger als 50 Prozent privat nutzt, kann diesen Anteil einfach herausrechnen und gibt bei der Steuererklärung nur den Anteil der Kosten an, die wirklich beruflich entstanden sind.

Die Finanzbeamten können bestimmte Pflichten auferlegen, zu denen zum Beispiel das Führen eines Verbindungsnachweises sowie dessen Vorlage gehört. Ähnlich wie beim Auto, wo das Fahrtenbuch zu führen ist, um Einzelfahrten nachweisen zu können, kann das Telefon den Pflichten zu Einzelverbindungsnachweisen unterliegen.

Wer das Telefon jedoch zu mehr als der Hälfte privat nutzt, kann in der Regel weder die Anschaffungskosten noch die Kosten für den Tarif steuerlich geltend machen.

Tipp: Es ist sinnvoll, dem Finanzamt in jedem Fall zwei Telefonnummern präsentieren zu können, über die Gespräche geführt werden. Denn wer anhand dessen nachweisen kann, dass er oder sie sowohl eine beruflich als auch eine privat genutzte Telefonnummer besitzt, hat es leichter, die Frage nach dem Anteil des beruflichen Einsatzes des Telefons zu beantworten. Wer hingegen nur ein Diensthandy nutzt und keine weitere Telefonnummer angibt, bekommt seitens des Finanzamts gern unterstellt, dass hierüber sämtliche Telefonate geführt werden (auch die privaten).