Buchführung verdorbene Ware: Tipps für den Einzelhandel

Wird im Unternehmen mit Waren umgegangen, die verderben können, stellt sich die Frage der Erfassung sogenannter Inventurdifferenzen. Wie kann also die Buchführung verdorbene Ware darstellen?

In der Buchführung verdorbene Ware erfassen: Wen trifft es?

Nicht nur der Einzelhandel ist davon betroffen, wenn es um die Frage geht, wie die Buchführung verdorbene Ware erfassen kann. Denn auch in Apotheken oder Restaurants sowie allen Unternehmen, in denen Lebensmittel verarbeitet oder gehandelt werden, sind davon betroffen. Bei ihnen allen können Waren verderben und sind dem normalen Umlaufvermögen nicht mehr zuzurechnen. Auch in der Tierhaltung bzw. im Gesundheitswesen treten Verluste auf, die sich gewinnmindernd auswirken.

Ein Verlust der mit Anschaffungskosten verbundenen Waren muss nämlich nicht immer durch Diebstahl oder Vandalismus entstehen, sondern das Betriebsvermögen wird auch durch ein Verderben der Ware gemindert. Dabei laufen vor allem die Einzelhändler Gefahr, mit einer Minderung durch Verderben konfrontiert zu werden. Sind Haltbarkeitsdaten überschritten, können Lebensmittel nicht mehr verkauft werden. Auch beim Nähern an die Haltbarkeitsgrenze kann es zu Problemen und Verlusten kommen, denn meist werden derartige Produkte vergünstigt angeboten.

Hier heißt es, in der Buchführung verdorbene Ware zu erfassen, auch wenn diese noch nicht wirklich verdorben war. Sie muss aber entsorgt werden, was bestenfalls durch den Händler oder Verkäufer dokumentiert wird.

Buchführung verdorbene Ware: Betriebseinnahme ohne Gewinne

Ist Ware verdorben, kann sie nicht mehr verkauft oder ausgegeben werden. Das heißt, dass sie auch der Erzielung von Gewinnen nicht mehr zur Verfügung steht und dass damit wiederum ein betrieblicher Schaden auftritt. Da das Betriebsvermögen gemindert wird, müssen Sie die Minderung buchen. Dies ist auch insofern wichtig, als dass ein betrieblicher Schaden ansonsten zu einer steuerlichen Belastung führt. Der Verlust verdorbener Waren wird damit im Rahmen des Jahresabschlusses erfasst, was durch das Handelsgesetzbuch genau geregelt ist. § 253 des HGB ist dafür maßgeblich und regelt die genaue Vorgehensweise bei der Buchführung.

Wenn die Buchführung verdorbene Ware aufnehmen soll, muss die Abschreibung derselben im Jahr der Anschaffung (der Betriebsausgabe) stattfinden. Das Umlaufvermögen wird dabei mit einer Abschreibung versehen. Sofern das betreffende Unternehmen am Ende des Geschäftsjahres eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt, ist der Kauf der Waren allerdings die Betriebsausgabe. Damit es nicht zu Doppelbuchungen kommt, ist eine nochmalige Verbuchung der verdorbenen Ware nicht möglich. Wichtig: Der Vorsteuerabzug kann uneingeschränkt in Anspruch genommen werden!

In der Buchführung verdorbene Ware erfassen: Betriebseinnahme zur Deckung des eigenen Bedarfs?

Wer Minderungen und Betriebsausgaben buchen möchte und hier verdorbene Ware berücksichtigt, sieht sich nicht selten einem Streit gegenüber. Die Finanzverwaltung ist gern der Meinung, dass die abgeschriebenen Waren unter der Hand verkauft wurden oder dass sie gar der Deckung des eigenen Bedarfs dienten. Die Verprobung des vorliegenden Sachverhaltes ist mitunter schwierig, denn kommt es im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Streitigkeiten, lässt sich verdorbene Ware im Nachhinein nicht mehr nachweisen. Sie ist längst entsorgt, das den Finanzbeamten zu der Vermutung veranlasst, dass hier etwas nicht mit rechten Dingen zugegangen sei.

Das Finanzamt geht davon aus, dass dann eine Gewinnerhöhung stattgefunden hätte, zumal zusätzlich noch die Umsatzsteuer zu verbuchen gewesen wäre. Hier werden entgangene Einnahmen gewittert, wobei Sie diesem Problem mit einer ordnungsgemäßen Buchführung entgegenwirken können. Sie müssen dafür dem Einkauf genügend Aufmerksamkeit bei der Buchführung schenken und ihn ordentlich verbuchen.

Folgende Tipps helfen beim Buchen von verderblicher Ware und beim späteren Umgang mit dem Finanzamt:

• Erfassen Sie stichprobenartig die Haltbarkeit verschiedener Waren!
• Bewahren Sie Nachweise über die Entsorgung der betreffenden Waren auf! Vom Entsorger unterschriebene Bestätigungen und Quittungen sind ausreichend.
• Benennen Sie Zeugen, die im Streitfall für Sie aussagen würden. Wichtig: Diese Zeugen müssen glaubhaft sein, wobei die Glaubhaftigkeit von Familienangehörigen regelmäßig infrage gestellt wird.
• Erfassen Sie auch den Eigenverbrauch korrekt, denn so nehmen Sie dem Prüfer den Nährboden für seine Zweifel.

Bewahren Sie alle Belege ausreichend lange auf, denn eine Betriebsprüfung geht bei Auffälligkeiten oder bei einem Verdacht gern einmal in die Tiefe und damit auch in länger zurückliegende Zeiträume. Vor allem dann, wenn Sie regelmäßig Verluste verbuchen müssen, wird das Finanzamt schon bald genauer hinsehen und hinterfragen, ob nicht doch ein Eigenverbrauch vorliegt. Ganz abwegig ist das nicht, immerhin sind gerade Lebensmittel mit Erreichen des Haltbarkeitsdatums noch nicht verdorben und können durchaus verzehrt werden. Ein Verkauf ist aber nicht mehr möglich.

Anders bei Medikamenten: Schon häufiger gab es Hinweise darauf, dass Medikamente mit abgelaufenem Haltbarkeitsdatum an Länder in der Dritten Welt verkauft worden sind. Kein Finanzbeamter wird hier einen Eigenverbrauch vermuten, doch ein Verkauf wäre durchaus naheliegend. Genau daraus erklärt sich auch, warum über die Entsorgung zwingend Dokumente vorliegen sollten, die diese belegen. Sichern Sie sich besser mehrfach ab und sehen Sie der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegen.

Bei der Buchführung verdorbene Ware erfassen: Verbuchung als Aufwand

Werden Waren und Material eingekauft, so werden diese immer als Aufwand verbucht. Hierfür gibt es das Konto „Wareneinkauf“ bzw. das Konto „Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen“. Die Waren und Materialien werden damit von Beginn an als Aufwand gesehen und gelten somit als Betriebsausgaben. Diese werden direkt gebucht und bleiben immer ein Aufwand, wenn der Gewinn über die EÜR errechnet wird.

Der Aufwand wird aber korrigiert, wenn zur Gewinnermittlung eine Bilanz erstellt werden muss. Dann erfolgt diese Korrektur über den Warenbestand oder über den Materialbestand, welcher zu Beginn des Jahres vorhanden war und welcher im Rahmen der Inventur am Ende des Jahres erfasst wurde. Hier ergeben sich sogenannte Inventurdifferenzen.

Bei der Gewinnermittlung durch die EÜR erfolgt zwar keine Berücksichtigung der verdorbenen Ware, dennoch sollten Sie auch hier sämtliche Belege über deren weiteren Verbleib bzw. über deren Entsorgung aufbewahren. Sie ersparen sich damit jede Menge Nachfragen und Ärger durch die Unterstellung, die Waren selbst aufgebraucht oder doch weiterverkauft zu haben.

Ermitteln von Materialeinsätzen

Der Materialeinsatz oder Warensatz wird auch als endgültiger Aufwand bezeichnet und gilt immer für das jeweilige Geschäftsjahr. Um diesen Materialeinsatz zu ermitteln, benötigen Sie die Veränderungen am Bestand der Waren und des Materials. Dies wiederum ist durch die jährliche Inventur möglich. Diese Bestandsaufnahme an Waren und Materialien sorgt zum Anfang des Jahres dafür, dass Sie den aktuellen Bestand kennen, durch die Aufnahme am Ende lassen sich Inventurdifferenzen feststellen.

Sie wissen damit, was im Laufe des Jahres aus dem Bestand genommen wurde. Bei der Bestandsaufnahme geht es um das Zählen eines jeden einzelnen Artikels, wobei dieser wiederum in ein Verzeichnis eingetragen wird. Sie dürfen das Material, das nicht mehr brauchbar ist, nicht mitzählen.

Geht es aber um die Ermittlung des Materialeinsatzes, der auch nicht mehr nutzbares oder verwendbares Material beinhaltet, so müssen Sie wie folgt vorgehen:

1. Materialeinkauf erfassen
2. Materialeinkauf plus Materialbestand am 1. Januar
3. Werte minus Materialbestand am 31. Dezember
4. Materialeinsatz als Ergebnis erhalten

Zur Verdeutlichung rechnen wir ein Beispiel:

1. Materialbestand am 1. Januar: 15.000 Euro
2. Materialeinkauf in 2013: 34.000 Euro
3. Material, welches als Bestand in 2013 genutzt werden konnte: 49.000 Euro
4. Laut Inventur sind davon am Ende des Jahres noch 17.000 Euro vorhanden
5. Materialverbrauch für 2013: 32.000 Euro

Wenn dieser Aufwand errechnet wird, spielt ein Verlust von Wirtschaftsgütern wie die verdorbenen Waren keine Rolle. Es geht einzig darum, was am Anfang des Jahres vorhanden war und was am Ende des Jahres noch übrig ist bzw. wie viel Geld investiert wurde. Insofern werden nur die Anschaffungskosten sowie der tatsächliche Bestand berücksichtigt.

Bei der Buchführung verdorbene Ware erfassen: Entfernung aus dem Materiallager

Geht es um das ordnungsgemäße Verbuchen sämtlicher Waren und Materialien, die sich auf das Betriebsvermögen auswirken und entweder gewinnsteigernd oder gewinnmindernd wirken, müssen auch die Materialien berücksichtigt werden, die unbrauchbar geworden sind. Entfernen Sie daher das Material, das verdorben oder aus anderen Gründen nicht mehr brauchbar ist, aus dem Materiallager. Sie haben damit die Möglichkeit, die genaue Menge des nicht mehr brauchbaren Materials festzuhalten. Wenn Sie bei der eigenen Buchführung verdorbene Ware bedenken wollen, so sei festzuhalten, dass dies nicht nötig ist. Dass diese gewinnmindernd wirkt, wird automatisch deutlich.

Den genauen Wert brauchen Sie nur, wenn das Finanzamt prüfen möchte. Dieses wiederum sieht oft einen Handlungsbedarf bzw. umfassendere Überprüfungen, wenn Ihre Gewinnspanne unter dem Durchschnitt in Ihrer Branche liegt. Können Sie dann glaubhaft machen, dass Sie das unbrauchbare Material entsorgt haben und dass es sich nicht um den Eigenverbrauch oder um den Verkauf unter der Hand handelt, haben Sie bessere Karten und wirken einfach glaubwürdiger.

Tipp: Bereiten Sie sich immer auf eine derartige Betriebsprüfung vor und erfassen Sie das Betriebsvermögen ebenso genau wie die Betriebsausgaben, die Sie geltend machen wollen. Je ungenauer Ihre Buchführung ist, desto genauer schaut das Finanzamt hin! Ist es erst einmal auf Ungereimtheiten gestoßen, steht intensiven Prüfungen und eventuellen Streitigkeiten kaum noch etwas im Wege.

Fazit: Buchführung verdorbene Ware: Besser absichern

Verbuchen Sie jede Betriebseinnahme ebenso wie jede Betriebsausgabe, seien Sie pingelig und führen Sie die Bücher korrekt. Diese Grundsätze helfen Ihnen beim Umgang mit dem Finanzamt und sorgen dafür, dass Sie auch im Falle einer Betriebsprüfung jederzeit gut vorbereitet sind und sich nicht auf unerwartete Dinge gefasst machen müssen. Wollen Sie etwas gewinnmindernd gelten machen, ist das meist kein Problem.

Weitaus schwieriger ist es, große Mengen an Waren oder Material anzusetzen, die unbrauchbar geworden sind. Vor allem für Lebensmittelhändler oder Apotheken, für Restaurants und Hotels stellt sich häufig das Problem, dass Lebensmittel oder andere Waren unbrauchbar geworden sind. Sie sind verdorben und müssen daher als Verlust verbucht werden. Wer eine Einnahme-Überschuss-Rechnung als Gewinnermittlung erstellt, muss sich über das Ausbuchen der verdorbenen Waren und damit der Geldwerte keine Gedanken machen.

Der Aufwand wurde als Ausgabe verbucht und hat damit bereits den Gewinn reduziert. Wer aber eine Bilanz erstellt, muss den Verlust an Waren und Materialien ausbuchen. Somit werden nicht nur die Anschaffungskosten gebucht, sondern auch die die Verluste.

---

Bildnachweis:©Shutterstock-Titelbild: Focus and Blur #01: Minerva Studio  -#02: maerzkind -#03: _Travel_Master  -#04: pzAxe-#05: Robert Kneschke