Buchhaltung + Excel: einfach und verständlich erklärt

Buchhaltung + Excel ist für viele Unternehmer untrennbar miteinander verbunden, denn wer nicht der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegt, sondern nur eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen muss, wird gerne für die Buchhaltung das einfache Excel zu Hilfe nehmen. Wie das funktioniert und ob es sich mit den Regeln der GoBD verträgt, erklären wir.

Buchhaltung mit Excel nach Regeln der doppelten Buchführung?

Egal, wie groß ein Unternehmen ist: Um die Buchhaltungspflicht kommt man nicht herum. Allerdings gibt es einen Unterschied zwischen der einfachen Buchhaltung mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und der doppelten Buchführungspflicht. Letztere ist deutlich weniger aufwändig, darf aber nur von einem bestimmten Kreis von Unternehmern in Anspruch genommen werden. Insbesondere Kleinunternehmer können in der Regel auf die doppelte Ausführung verzichten, solange sie nicht zu einer dieser Gruppen zählen.

Für diese Gruppen ist die doppelte Buchführung Pflicht

Vollkaufleute

Kapitalgesellschaften, die mit Kaufleuten
gleichzusetzen sind (z. B. GmbH, AG etc.)

Unternehmen, die einen Gewinn von mehr als 60.000 Euro oder
einen Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro erzielen

Unter bestimmten Voraussetzungen unterliegen allerdings auch Einzelkaufleute nicht unbedingt der Buchführungspflicht nach HGB § 241a, sofern sie nicht im Handelsregister eingetragen sind und die oben genannten Umsatz- bzw. Gewinngrenzen nicht erreichen. Zudem unterliegen Freiberufler und Selbstständige aus bestimmten Berufsgruppen wie Ärzte, Rechtsanwälte etc. nicht der doppelten Buchführungspflicht. Letztlich entscheidet jedoch das Finanzamt, ob beispielsweise ein Schriftsteller oder Künstler mit seiner Tätigkeit als Freiberufler anerkannt wird. Auskunft hierzu erteilen die Finanzämter – am besten bereits vor der Gründung des Unternehmens.

Tipp:
Muss man die Regeln der doppelten Buchführungspflicht erfüllen, kommt man mit MS-Excel nicht weit. Zum Einen ist der Funktionsumfang in vielen Fällen nicht ausreichend oder muss aufwändig über Programmierkenntnisse implementiert werden. Zum Anderen erfüllt das Programm schlicht nicht die Anforderungen, die das Finanzamt an das ordnungsgemäße Führen von Büchern stellt. Dann sollte man in jedem Fall ein zertifiziertes Buchhaltungsprogramm einsetzen, das über alle benötigten Funktionen verfügt und sie GoBD-konform umsetzt.

Welche Rolle spielt die GoBD bei der Buchhaltung mit Excel?

Unter GoBD versteht man ein Verwaltungs-Regelwerk (oft irrtümlich als Gesetzeswerk bezeichnet), in dem die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ zusammengefasst sind.

Seit 2015 in Kraft, ist die GoBD für viele Kleinunternehmer zum Schreckgespenst geworden, denn vielerorts heißt es, dass selbst das Führen von Kassenbuch und Einnahme-Überschuss-Rechnung/EÜR (die den Großteil der Buchhaltungspflicht bei Kleinstunternehmen ausmachen) nicht mehr mit Excel erlaubt sei.

Die GoBD gelten für alle Unternehmen und nicht nur für Unternehmen, die der Bilanzierungspflicht unterliegen. Die EÜR fällt also eindeutig darunter. Maßgeblich für die Frage, ob MS-Excel und andere elektronische Programme eingesetzt werden dürfen, sind die in unter „Allgemeine Anforderungen“ der GoBD zusammengefassten Punkte:

Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

Dies gilt insbesondere bezüglich:

Vollständigkeit
Richtigkeit
zeitgerecht erstellter Buchungen/Aufzeichnungen
Ordnung
Unveränderbarkeit

All diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht (meist 10 Jahre oder mehr) erfüllt und erhalten werden. Nun gibt es zahlreiche elektronische Hilfsmittel, um die Finanzbuchhaltung zeitgemäß zu erledigen.

Vorlagen für Excel für die Buchführung

Auch für Excel gibt es viele kostenfreie und kostenpflichtige Vorlagen, die es auch Laien ermöglichen, die Tabellenkalkulation entsprechend einzusetzen. Dazu zählt etwa eine Rechnungsvorlage mit mehreren Umsatzsteuer-Sätzen. Insofern verhält sich Excel zur GoBD zunächst nicht anders als andere Software zur Buchhaltung, was die Aspekte der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit etc. angeht.

Wie bei allen Hilfsmitteln liegt es in erster Linie in der Verantwortung desjenigen, der die Buchungen ausführt, dass die Anforderungen erfüllt werden, so wie ein Textprogramm auch nicht für die Einhaltung der richtigen Aussagen eines Textes verantwortlich ist. Die Einhaltung ist jedoch zwingend erforderlich, damit es im Falle einer Betriebsprüfung nicht zu Beanstandungen kommt. Etwas anders sieht das jedoch mit der Unveränderbarkeit aus.

Fehlende Unveränderbarkeit der Daten mit Excel ist ein Problem

Für die Buchhaltung ist Excel trotz vieler Vorlagen für Rechnungen und andere Formulare nicht zugelassen. Grund hierfür ist die nicht darstellbare Unveränderbarkeit von Buchungen. (#1)

Bei der Buchhaltung mit Excel ist die Anforderung zur Unveränderbarkeit der Buchungen oder Aufzeichnungen ein Problem. Veränderungen sind nur unter der Maßgabe erlaubt, dass der ursprüngliche Inhalt und alle Änderungen nachvollziehbar bleiben. Auch der Zeitpunkt der Veränderungen muss klar nachweisbar sein.

Bei elektronischen Buchungen müssen alle Änderungen und Löschungen daher in einer Weise protokolliert werden, so dass sie die Bestimmungen des HGB zur Buchführungspficht erfüllen. Dies betrifft sowohl schriftliche als auch elektronische Aufzeichnungen bzw. Unterlagen, die anderweitig aufbewahrungspflichtig sind.

Da man mit MS-Excel alle Einträge nach Belieben ändern oder ganze Dokumente löschen kann, ohne dies zu dokumentieren, erfüllt das Programm also nicht diese strengen Anforderungen. Experten raten daher zur Verwendung eines zertifizierten Dokumenten-Management-Systems, das alle Änderungen in einer Historie nachvollziehbar festhält.

Auch der Datenexport in geschützte PDF-Formate, die sich nachträglich nicht mehr verändern lassen, gibt keine hundertprozentige Sicherheit, dass das Finanzamt mitspielt. Der Bitkom Digitalverband hat eine Checkliste erstellt, die Empfehlungen zur Umsetzung der GoBD gibt.

Die Buchführung mit Excel stößt auch schon beim Kassenbuch an ihre Grenzen. (#2)

Die fehlende Unveränderbarkeit von MS-Excel-Dateien führt auch meist zum Urteil von Fachleuten, von der Verwendung zur Buchhaltung abzusehen. Für die EÜR kann das so nicht pauschal gesagt werden. Generell sollte man zu der Frage Kassenbuch und EÜR mit Excel den Steuerberater befragen. Denn aufgrund der Natur der GoBD als Sammlung von Grundsätzen haben sie keine direkte Gesetzeskraft und können von den Finanzämtern unterschiedlich als Verwaltungsanweisung interpretiert werden.

Das beweist schon die Tatsache, dass manche Selbstständige auf Nachfrage unterschiedliche Antworten von verschiedenen Finanzbehörden bekommen. Manche haben überhaupt kein Problem mit MS-Excel in der Buchhaltung, andere machen bestimmte Vorgaben bezüglich der Datenspeicherung oder verlangen den protokollierten Ausdruck auf Papier, der entsprechend vom Steuerberater gegengezeichnet wird. Denn: Die verschärften Regeln der GoBD beziehen sich vor allem auf elektronische Belege und Aufzeichnungen – und auch Excel-Dateien können natürlich ausgedruckt werden.

Tipp:
Sie können die Verhandlung mit dem Finanzamt auch dem Steuerberater überlassen – das ist in vielen Fällen am sinnvollsten. Den sollten Sie ohnehin aufsuchen, wenn Sie ein Unternehmen gründen, denn viele Fragen (z. B. zur Umsatzsteuervoranmeldung) müssen im Vorfeld geklärt werden. Kleinstunternehmer können sich übrigens oft von der Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung befreien lassen. Eine EÜR wird aber in jedem Fall verlangt.

Buchhaltung mit Excel: Die EÜR geht auch ohne spezielle Buchhaltungssoftware

Während man für größere Unternehmen um eine (meist kostenpflichtige) Buchhaltungssoftware und Rechnungsvorlage nicht herumkommt, spricht (abgesehen von den erwähnten Problemen mit der GoBD) nichts gegen die Erfassung der EÜR mit MS-Excel. Wir möchten darauf hinweisen, dass wir hier weder Rechtsberatung noch steuerrechtliche Hinweise geben können – letztlich entscheidet das Finanzamt darüber, ob die elektronischen Daten anerkannt werden. Für die EÜR kann man wie folgt vorgehen:

Sortieren Sie Ihre Aufzeichnungen und Dokumente nach Einnahmen und Ausgaben
Öffnen sie in Excel ein neues Tabellenblatt
Folgende Spalten werden mindestens benötigt:
Datum, Belegnummer, Buchungstext, Brutto-Betrag

Berücksichtigen der Umsatzsteuerpflicht

Sollten Sie der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, kommen noch zwei weitere Spalten für vereinnahmte bzw. gezahlte Umsatzsteuer dazu. Wenn Sie diese Spalten einrichten, können Sie später die Höhe der Umsatzsteuer-Zahllast sehr einfach berechnen. Sollten Sie mehr Umsatzsteuer gezahlt als eingenommen haben, besteht ein Erstattungsanspruch gegenüber dem Finanzamt. Optional können Sie noch die Spalten

Einnahmen-Art
Ausgaben-Art

hinzufügen. Dies ist kein Muss, erleichtert aber den Nachweis über die wichtigsten Einnahme- und Ausgabe-Arten.

In der doppelten Buchführung wird dies über einzelne Buchungskonten erledigt, aber auch in der EÜR können Sie solche Sachkonten einrichten. Sinnvoll ist dies etwa dann, wenn Sie später eine Gruppierung nach den einzelnen Konten vornehmen, um anhand der Zwischensummen herauszufinden, welche Arten von Einnahmen und Ausgaben Sie hatten.

Der Jahresabschluss ist somit ebenfalls sehr viel einfacher. Die so erhaltenen Zahlen können händisch in die amtlichen Formulare übernommen werden.

Für die Buchhaltung buhlte früher Excel mit Freeware-Software um die Gunst der Anwender. Die GoBD hat dem jedoch ein rasches Ende bereitet und fegt beide vom Tisch. (#3)

Übrigens gibt es zu MS-Excel auch andere (teilweise kostenlose) Alternativen, um die Buchhaltung elektronisch durchzuführen. Leider besteht bei einem Großteil der Freeware-Lösungen ebenfalls das Problem der GoBD-Konformität, doch wenn man die Verwendung mit dem Finanzamt abklärt und die Bedingungen über Unveränderbarkeit und Nachweispflichten einhält, spricht eigentlich nichts dagegen.

Auch hier gilt jedoch wieder, dass Finanzamt und Steuerberaterbüro das letzte Wort haben sollten. Ein Beispiel für eine (zumindest vor Inkrafttreten der GoBD) sehr beliebten Buchhaltungssoftware aus dem Freeware-Bereich ist EasyCash & Tax, das durch seinen übersichtlichen Funktionsumfang auch Anfänger nicht gleich überfordert.

Fazit: Die Buchhaltung mit Excel ist leider nur noch mit Einschränkungen möglich

Gerade für Klein- und Kleinstunternehmer unter den Selbstständigen ist die Möglichkeit, die einfache Buchhaltung per Kassenbuch und EÜR zu erledigen, sehr nützlich. Auch Laien, die über keine kaufmännische Grundausbildung verfügen, können damit ihre Steuerpflichten für ihr Unternehmen rechtskonform erledigen. Früher ging das problemlos auch mit MS-Excel – doch seit Inkrafttreten der GoBD wurden die Regeln für die Nachprüfbarkeit digitaler Unterlagen und EDV-gestützter Buchführungssysteme verschärft. Insbesondere die Problematik der Unveränderbarkeit der Datensätze stellt bei Excel ein Problem dar. Sie kann durch Verwendung eines zertifizierten Datenmanagement-Systems und/oder des qualifiziert protokollierten Ausdrucks der Daten in Papierform eventuell behoben werden. Letztlich entscheidet darüber jedoch das Finanzamt im Einzelfall.