Der moderne Arbeitsplatz punktet nicht mit einem übersichtlichen Schreibtisch und dem leistungsstarken Rechner. Vielmehr überzeugt er durch Digitalisierung und Flexibilität. Viele Tools greifen hier ineinander.
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Moderne Meeting-Lösungen: Digitalisierung ist Trumpf
Ein moderner Arbeitsplatz ist vor allem auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ausgerichtet und bietet nicht nur die Möglichkeit, technisch gut ausgestattet zu arbeiten, sondern vor allem flexibel sein zu können. Unternehmen lassen ihren Mitarbeitern die größtmögliche Freiheit und erhalten dafür motivierte und produktive Angestellte. Zeit und Ressourcen werden aber auch durch die Digitalisierung gespart und diese bezieht nicht nur die (mobilen) Büros mit ein, sondern zeigt sich auch in Form von modernen Meeting-Lösungen. Verschiedene Konzepte können dabei umgesetzt werden.
Das digitale Büro: Ohne Papier geht es auch
Um das digitale Büro real werden zu lassen, spielt vor allem der Verzicht auf Papier eine Rolle.
Prozesse, die an die Nutzung von Papier gebunden sind, waren gestern – heute werden andere Hilfsmittel zur Erledigung der täglichen Aufgaben eingesetzt.
Zu nennen sind hier Softwares und Tools, die speziell auf das jeweilige Business zugeschnitten sind.
Die Abläufe im Büro lassen sich damit nicht nur unterstützen, sondern in entscheidendem Maße erleichtern oder sogar verringern.
Gleichzeitig können Mitarbeiter von jedem Ort der Welt aus auf Daten und Informationen zugreifen, wenn sie diese benötigen.
Das digitale Büro sieht somit den Verzicht auf Papierberge vor, um Informationen orts- und zeitunabhängig für alle Beteiligten zugänglich zu machen.
Der moderne Arbeitsplatz ist daher ein „Digital Workplace“, an dem Tools, Softwares und Daten zentral zur Verfügung stehen.
Die einzelnen Tools sorgen dafür, dass die Anwendungen, die im Unternehmen im Einsatz sind, koordiniert und miteinander verbunden werden.
CRM- und ERP-Lösungen werden harmonisiert und arbeiten unter Einsatz verschiedener Business-Applikationen zusammen. Somit lassen sich Teams auf der ganzen Welt miteinander vernetzen und das hybride Arbeiten ist keine Zukunftsmusik mehr.
Zusammengefasst bietet das digitale Büro, in dem größtmöglich auf Papier verzichtet wird, diese Vorteile:
- Zeitersparnis
- Kostenreduzierung
- Umweltschutz durch Reduzierung des Ressourcenverbrauchs
- leichtere Zusammenarbeit aller Beteiligten
- höhere Produktivität
Ein modernes Unternehmen setzt auf das digitale Vertragsmanagement ebenso wie auf das digitale Personalmanagement, die Digitalisierung bei der Führung eines Archivs sowie das digitale Führen sämtlichen Schriftverkehrs. Jedoch darf keine Beschränkung auf das digitale Büro vorliegen, auch moderne Meeting-Lösungen müssen gefunden werden.
Das Touch-Display gehört mittlerweile zu den wichtigsten Ausstattungsmerkmalen. ( Foto: Adobe Stock- Chanelle Mpeopleimages.com)
Digitale Meeting-Lösungen für Unternehmen
Auch Besprechungsräume müssen digitalisiert werden, wenn sie den Anforderungen einer modernen Geschäftswelt entsprechen sollen. Die Digitalisierung der Arbeitswelt hat auch hier Einzug gehalten, wie sich in interaktiven Touch-Displays und Videokonferenzsystemen zeigt.
Dabei ist für Unternehmen keine Investition in eine komplett neue Ausstattung nötig, in der Regel kann das vorhandene Mobiliar nebst technischer Ausstattung weiter genutzt und ergänzt werden.
Der moderne Meetingraum
Die folgenden Bestandteile weist ein digitaler Meetingraum, der den modernen Anforderungen unserer Zeit gerecht wird, auf:
Interaktive Touch-Displays
Das Touch-Display gehört mittlerweile zu den wichtigsten Ausstattungsmerkmalen eines modernen Meetingraums. Es ist sowohl ein wichtiges Mittel zur Präsentation als auch Kreativitätstool in einem.
Mitarbeiter und Gäste können wie auf einem Whiteboard schreiben, gleichzeitig dient das Display für Präsentationen und das Zeigen von Bildern. Meist wird es mit einem Notebook verbunden, ein HDMI-Anschluss ist wichtig zur Übertragung von Bild und Ton.
Durch einen USB-Anschluss kann das Display zu einer berührungsempfindlichen Oberfläche werden, auf der Dinge direkt gezeigt werden oder Freihand-Kommentare eingefügt werden können.
Der moderne Arbeitsplatz ist daher ein „Digital Workplace“, an dem Tools, Softwares und Daten zentral zur Verfügung stehen. ( Foto: Adobe Stock- Lumeezpeopleimages.com )
Digitales Flipchart
Auf dem digitalen Flipchart lassen sich Ideen festhalten und teilen. Ein Mitschreiben oder Abfotografieren der Inhalte und Darstellungen ist damit nicht mehr nötig. Der Einsatz des Flipcharts kann im Hoch- oder Querformat erfolgen, digitale Dateiformate können ganz einfach eingespielt und bearbeitet sowie weitergeleitet werden. Zu kompatiblen Mobilgeräten kann eine Direktverbindung erstellt werden.
Systeme zur drahtlosen Präsentation
Wer sich während des Meetings auf die wichtigsten Dinge konzentrieren möchte und Inhalte oder Ideen für sich entdecken will, braucht ein System für die drahtlose Präsentation. Dieses kommt ganz ohne zusätzliche Konfiguration aus, ohne Wartezeiten und ohne Kabel. Verschiedene Betriebssysteme werden damit unterstützt, Beiträge einzelner Konferenzteilnehmer können über das mobile Endgerät geteilt werden. Die Art des Teilens kann dabei individuell festgelegt werden (per Button oder App).
Alles für die Videokonferenz
Heute sind längst nicht mehr alle Teilnehmer einer Videokonferenz direkt vor Ort. Vielmehr finden sie sich in verschiedenen Städten, Landesteilen oder sogar auf unterschiedlichen Kontinenten wieder. Die audiovisuelle Kommunikation ist dennoch möglich, da das Internet so leistungsfähig wie nie ist. Voraussetzungen sind dafür eine gute Videokamera, eine Software, mit der sich Online-Meetings umsetzen lassen sowie eine Freisprecheinrichtung. Mit der richtigen Technik ist auch das Remote-Arbeiten ohne jegliche Anwesenheit im Unternehmen möglich, die Teilnehmer werden einfach online miteinander verbunden.
Möglichkeiten zur Mediensteuerung
Automatische Steuerungssysteme können unter anderem zum Anschluss des Notebooks genutzt werden. Auch die Trennung des PCs vom Stromnetz, die Bedienung der anderen Systeme oder auch der Beleuchtung und Verdunkelung des Raums ist darüber möglich. Dies ist nicht nur praktisch, sondern durch das automatische Ausschalten aller Geräte nach Ende der Konferenz wird die gewünschte Energieeffizienz gewährleistet.
Digitale Raumbuchungssysteme
Moderne Kalendersysteme bieten die Möglichkeit, die Raumauslastung gezielt zu steuern und dadurch Kosten zu sparen. Es wird direkt ersichtlich, wann ein Konferenzraum wieder frei ist und es können Zwischenbuchungen vorgenommen werden. Für kleine Huddle Rooms ist dies meist nicht nötig, sie werden ohnehin nur spontan und durch kleine Gruppen genutzt. Mit ihnen wird eher nach dem Motto „Wenn der Raum frei ist, darf er genutzt werden.“ verfahren.
Moderne Arbeitsplatzkonzepte unterstützt durch das digitale Büro
Um das papierlose Büro zu erreichen, sind heute häufig nur noch kleine Umstrukturierungen nötig.
Vielfach wurde längst auf die Digitalisierung umgestellt und Rechnungen, Anschreiben, Personalakten und weitere Dokumente werden nur noch digital geführt. Auch die Ablage der Dokumente erfolgt in der Regel nicht mehr auf Papier.
Viele Unternehmen setzen überdies auf Shared Desks, bei denen ein Teil der Mitarbeiter im Büro tätig ist, der andere Teil im Homeoffice oder Remote.
Damit beide auf die gleichen Daten zugreifen können, braucht es digitale Tools, die die nötigen Informationen bereitstellen. Das Raum- und Arbeitsplatzmanagement wird damit deutlich vereinfacht, außerdem ist die Ressourcenplanung um ein Vielfaches einfacher.
Damit die nötigen Daten nicht nur zentral im Büro abrufbar sind, bietet sich die Nutzung der Cloud an. Hierbei müssen die rechtlichen Anforderungen im Blick behalten werden, denn der Datenschutz ist eine Notwendigkeit, die bei allem Streben nach Produktivität und Effizienz nicht ausgeblendet werden darf.
Alles muss auf optimale Weise ineinandergreifen, damit Mitarbeiter von jedem Standort aus auf die nötigen Daten zugreifen können und es dennoch nicht zu Lücken im Datenschutz kommt.
In vielen Bereichen ist der Weg zu einem komplett digitalen Büro noch nicht endgültig beschritten worden, da die nötige moderne Software immer noch fehlt.
Mit bestimmten Strategien zur Digitalisierung ist es möglich, den Weg schrittweise zu gehen und schon bald ebenfalls ein komplett digital geführtes Unternehmen zu haben.
Tipps zur einfachen Automatisierung
Um automatisierte Prozesse im Alltag zu integrieren und das digitale Büro zu erhalten, können unter anderem die folgenden Tipps umgesetzt werden:
- Prozesse erfassen
- Prozesse auswerten und Wege zur Umsetzung ableiten
- Tools zur individuellen Nutzung auswählen
- neue Prozesse mithilfe der Tools umsetzen
- Mitarbeiter entsprechend schulen
Wichtig ist vor allem die Aufnahme des Ist-Zustandes, um daraus Möglichkeiten ableiten zu können, mit denen sich der Wunsch nach Digitalisierung im Unternehmen umsetzen lässt.
Hierbei ist die Bestimmung der Mitarbeiter, die gänzlich, teilweise oder nie vor Ort im Büro sind, bestimmt werden. Zudem ist der Bedarf einer Nutzung des Meetingraums nötig, wenn dieser in die Digitalisierung einbezogen werden soll.
Wer sich während des Meetings auf die wichtigsten Dinge konzentrieren möchte und Inhalte oder Ideen für sich entdecken will, braucht ein System für die drahtlose Präsentation. ( Foto: Adobe Stock-vectorfusionart)
