Hat der Arbeitgeber eine Verpflichtung zum Erstellen der Lohnabrechnung? Welche Angaben müssen enthalten sein und was macht der Arbeitnehmer, wenn er keine Lohn- oder Gehaltsabrechnung erhalten hat? Einige Antworten zusammengefasst.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Die Lohnabrechnung: Pflicht für Arbeitgeber?
Einige Fakten vorweg: Ja, der Arbeitgeber hat die Pflicht, eine Lohnabrechnung zu erstellen und ja, es müssen bestimmte Angaben neben der Nennung des Lohns oder Gehalts enthalten sein. Genannt werden muss zum Beispiel, wie sich das Arbeitsentgelt zusammensetzt und für welchen Abrechnungszeitraum die Lohnabrechnung gilt. Ein wichtiges Detail: Die Abrechnung ist nicht monatlich neu zu erstellen, sondern sie wird nur an den Arbeitnehmer ausgehändigt, wenn sich Daten geändert haben.
Der Sinn der Lohnabrechnung
Auch wenn es nicht jedem Unternehmensgründer, der das erste Mal einen Angestellten beschäftigt, bekannt ist: Es gibt eine Pflicht des Arbeitgebers zur Lohnabrechnung! Sie dient dem Nachweis darüber, wie sich das Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers zusammensetzt.
Erfasst werden zum Beispiel der vertraglich vereinbarte Lohn, des Weiteren die Lohnsteuer und die auf den Lohn entfallenden Sozialbeiträge. Damit ist die Abrechnung auch ein wichtiger Beleg bei Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Anhand der Daten lässt sich die genaue Aufschlüsselung des Arbeitsentgelts nachvollziehen.
Ja, der Arbeitgeber hat die Pflicht, eine Lohnabrechnung zu erstellen und ja, es müssen bestimmte Angaben neben der Nennung des Lohns oder Gehalts enthalten sein. ( Foto: Adobe Stock-Studio Romantic )
Diese Inhalte muss die Abrechnung aufweisen
Die Gewerbeordnung regelt in § 108, welche Inhalte eine Abrechnung für Lohn oder Gehalt des Arbeitnehmers haben muss. Wichtig ist vor allem der Abrechnungszeitraum, außerdem die genaue Zusammensetzung des Arbeitsentgelts. Die Abrechnung selbst muss in Papierform oder als E-Mail-Anhang übermittelt werden, sie hat in jedem Falle schriftlich vorzuliegen.
Die folgenden Angaben müssen auf der Abrechnung vorhanden sein:
- Daten zum Arbeitnehmer
- Bestandteile des Arbeitsentgelts
- Art und Höhe eventueller Zulagen
- sonstige Vergütungen in Art und Höhe
- Abzüge
- eventuell erhaltene Abschlagszahlungen
- eventuell gezahlte Vorschüsse
Das anstellende Unternehmen behält die Beiträge ein, die abgabepflichtig sind. Es führt diese an die betreffenden Stellen wie Kranken- und Pflegeversicherung, Renten- und Arbeitslosenversicherung ab. Der Arbeitnehmer bekommt am Ende nur noch sein Nettoentgelt ausgezahlt. Der Chef übernimmt zudem die Abführung der Lohnsteuer an das Finanzamt, sodass sich der Arbeitnehmer darum nicht mehr kümmern muss.
Fakten rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung geklärt
Für alle Arbeitgeber wichtig: Bitte unbedingt auf die korrekte Lohnbuchhaltung achten! Wer keine korrekte Abrechnung über Lohn und Gehalt ausführt, riskiert die Mahnung vom Arbeitnehmer, der sich bei Nichteinhalten der Verpflichtung sogar an einen Anwalt wenden kann. Dann kommen teils hohe Kosten auf den Chef zu. Daher: Unbedingt rechtzeitig an die Abrechnung denken!
Die Gewerbeordnung regelt in § 108, welche Inhalte eine Abrechnung für Lohn oder Gehalt des Arbeitnehmers haben muss. ( Foto: Adobe Stock- Antonioguillem )
Antworten auf wichtige Fragen rund um die Lohnabrechnung
Die folgenden Fragen treten im Zusammenhang mit der Erstellung einer Lohn- und Gehaltsabrechnung bzw. zu rechtlichen Aspekten rund um die Abrechnung besonders häufig auf:
Wann muss eine Lohnabrechnung erstellt werden?
Der Arbeitnehmer bekommt sein Gehalt am 15. eines Monats oder zum Monatsende, so sieht es der Gesetzgeber vor. Die Gehaltsabrechnung muss personalisiert erfolgen und dem Angestellten schriftlich übergeben werden. Das heißt, eine Abrechnung, die für alle Mitarbeiter einsehbar ist, ist rechtswidrig. Die Lohnabrechnung ist dem Angestellten unaufgefordert zu übermitteln, und zwar immer dann, wenn sich wichtige Daten geändert haben. Das heißt, dass die Pflicht zur Abrechnungserstellung entfällt, wenn sich die Daten gegenüber dem Vormonat nicht geändert haben.
Warum braucht der Arbeitnehmer eine Lohnabrechnung?
Über die Lohnabrechnung kann der Angestellte sehen, welchen Nettobetrag er aus welchem Grund erhalten hat. Was ist vom Bruttogehalt abgezogen worden? Außerdem hat die Abrechnung einen weiteren wichtigen Zweck: Wer zum Beispiel eine neue Wohnung sucht, braucht meist einen Nachweis über das Einkommen der letzten drei Monate. Das gilt auch bei der Beantragung eines Kredits. Die Gehaltsabrechnung des Arbeitgebers kann dafür verwendet werden.
Was ist, wenn der Arbeitgeber keine Abrechnung erstellt?
Wer genau weiß, dass eine Abrechnung wegen geänderter Daten fällig gewesen wäre, aber keine solche erhalten hat, sollte den Arbeitgeber anmahnen. Das geschieht am besten in schriftlicher Form, sodass die Mahnung nachweisbar ist. Ein formloses Schreiben ist dafür ausreichend. Darin sollte um die Erstellung einer Abrechnung bis zu einer bestimmten Frist gebeten werden. Fruchtet das nicht, kann sich der Angestellte an einen Rechtsanwalt für Arbeitsrecht wenden.
Was ist, wenn die Abrechnung fehlerhaft ist?
Nicht immer ist die Abrechnung wirklich richtig, auch wenn ein Computerprogramm diese erstellt hat. Eine falsche Lohnberechnung kann dazu führen, dass der Betreffende zu wenig oder zu viel Geld ausgezahlt bekommt. Um Probleme zu vermeiden, sollten Mitarbeiter die Abrechnungen daher genau prüfen und nachrechnen. Häufige Fehler betreffen die Steuerklasse des Arbeitnehmers, auch der angesetzte Stundenlohn kann falsch sein. Wurde alles überprüft, sollte sich der Mitarbeiter an den Chef wenden.
Ein schriftlicher Widerspruch ist sinnvoll, wofür drei Jahre lang Zeit ist. Danach tritt die Verjährungsfrist in Kraft. Ein kurzes, formloses Schreiben ist ausreichend, in dem kann der Abrechnung kurz mit Angabe des Grundes widersprochen werden. Der Arbeitgeber erhält dann eine Frist, bis zu der die Abrechnung korrigiert sein soll, wobei sich diese Frist meist auf 14 Tage belaufen wird.
Bitte nicht nur mündlich um Korrektur bitten! Kommt der Chef dieser Bitte nicht nach, hat der Angestellte nichts in der Hand, mit der sich die gewünschte Korrektur belegen lässt. Reagiert der Chef aber auf das Schreiben nicht, können weitere rechtliche Schritte folgen.
Wenn zu viel Lohn ausgezahlt wurde, darf der Chef das zu viel gezahlte Arbeitsentgelt zurückfordern. ( Foto: Adobe Stock- Syda Productions )
Was passiert bei falscher Abrechnung und einer zu hohen Lohnauszahlung?
Wenn zu viel Lohn ausgezahlt wurde, darf der Chef das zu viel gezahlte Arbeitsentgelt zurückfordern. Innerhalb der auf die falsche Abrechnung folgenden drei Monate kann der Chef auch die Sozialabgaben verrechnen bzw. zurückfordern. Diese werden meist mit der nächsten Lohn- oder Gehaltszahlung verrechnet.
Woher bekomme ich Erklärungen zu den Daten?
Wer Erklärungen zum Lohnzettel wünscht, kann sich diesbezüglich an die Personalabteilung wenden. Ist dafür keine eigene Abteilung vorhanden, weil das Unternehmen zu klein ist, ist der Chef selbst oder der zuständige Sachbearbeiter der richtige Ansprechpartner.
Muss jeder Mitarbeiter die Abrechnung zugestellt bekommen? (Video)
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist zwar schriftlich an die Mitarbeiter zu überstellen, sie steht jedoch in einer Holschuld. Das heißt, das anstellende Unternehmen muss die Abrechnungen nicht an jeden Mitarbeiter senden, sondern diese müssen die Abrechnungen abholen.
Video: Arbeitnehmerrechte vs. Arbeitgeberrechte | Galileo | ProSieben
Warum enthält die Abrechnung vermögenswirksame Leistungen?
Viele Arbeitgeber gewähren vermögenswirksame Leistungen, die auf den Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit „VWL“ abgekürzt werden. Der Arbeitnehmer erhält eine Sparzulage vom Staat, wenn er eine bestimmte Einkommensgrenze im Jahr nicht überschreitet. Diese Grenzen unterscheiden sich je nach Zweck und liegen zum Beispiel bei Vermögensbeteiligungen anders als beim Wohnungsbau.
Die vermögenswirksamen Leistungen zahlt der Arbeitgeber selbst in einen laufenden Sparvertrag ein oder der Angestellte muss einen Antrag stellen, dass Teile seines Gehalts oder Lohns in den Vertrag eingezahlt werden. Zahlt der Chef die vermögenswirksamen Leistungen, werden diese zusätzlich zum normalen Arbeitsentgelt gewährt.
VWL sind steuerfrei, dürfen dann aber 360 Euro pro Jahr nicht übersteigen. Werden sie zusätzlich zum regulären Arbeitsentgelt gezahlt, sind sie sogar von allen Beiträgen befreit. Jeder Arbeitnehmer hat das Recht auf Vermögensbildung!
Fazit: Lohnabrechnungen gehören zu den Pflichten des Arbeitgebers
Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen, müssen sich auch um die Lohn- und Gehaltsabrechnung kümmern. Diese müssen den Angestellten unaufgefordert erstellt werden, wobei es sich um eine sogenannte Holschuld handelt. Erstellt werden diese Abrechnungen nur bei veränderter Datenlage. Sie gehören zu den wichtigsten Aufgaben eines Unternehmers!
Um alle Daten richtig zu erfassen, ist der Einsatz einer Lohnabrechnungssoftware sinnvoll. Diese erstellt mühelos korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnungen, was auch zu geringe oder zu hohe Entgeltzahlungen an die Mitarbeiter verhindert.
