Arbeitszeugnis anfordern: Tipps zu Anspruch, Fristen und Korrekturen

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, wobei zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis unterschieden wird. Rechtlich gesehen kann ein Mitarbeiter nicht immer ein Arbeitszeugnis anfordern.

Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel

Arbeitszeugnis anfordern: Rechtlicher Anspruch und Fristen

Um beruflich weiterkommen zu können, müssen Arbeitnehmer hin und wieder ein Arbeitszeugnis anfordern. Sie haben sogar einen rechtlichen Anspruch darauf, wenn sie zum Beispiel gekündigt werden und sich um einen neuen Job bewerben müssen. Was viele nicht wissen: Das Zwischenzeugnis hat eine Sonderstellung. Rechtlich gesehen muss der Arbeitgeber dieses nicht ausstellen, auch wenn der Mitarbeiter ein solches Arbeitszeugnis anfordern möchte.

Die genauen rechtlichen Regelungen

Das Bürgerliche Gesetzbuch regelt in § 630 den rechtlichen Anspruch auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnissen. Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, ein rechtlich einwandfreies Arbeitszeugnis zu bekommen. Allerdings gilt dieser Anspruch nur, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird.

Ein qualifiziertes Zeugnis über das Arbeitsverhältnis sowie über dessen Dauer muss seitens des arbeitgebenden Unternehmens erstellt werden. Dabei darf das Zeugnis auch nicht nur in elektronischer Form vorliegen, sondern muss dem Arbeitnehmer in schriftlicher und ausgedruckter Form ausgehändigt werden.

Dabei können alle Mitarbeiter ein Arbeitszeugnis anfordern, ganz gleich, ob sie fest angestellt oder freier Mitarbeiter sind, ob sie im Unternehmen als Praktikant oder Volontär beschäftigt waren. Auch Angestellte mit einem befristeten Arbeitsvertrag müssen ein qualifiziertes Zeugnis erhalten. Dabei können die Betreffenden selbst wählen, ob sie ein einfaches oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordern, wobei Ersteres nur gewählt werden sollte, wenn ein schlechtes Zeugnis zu erwarten ist.

Wer zwischendurch ein Arbeitszeugnis anfordern möchte, erregt meist Verdacht: Womöglich möchte der Angestellte kündigen?

Dabei ist nicht nur die Bewerbung in einem anderen Unternehmen ein Grund dafür, ein Zwischenzeugnis ausstellen zu lassen, sondern es kommen auch andere Beweggründe in Betracht:

neuer Vorgesetzter im Unternehmen erkennt möglicherweise wegen Unkenntnis die früheren Erfolge des Mitarbeiters nicht
innerhalb des Unternehmens soll die Position gewechselt werden
Nachweis vorhandener Erfahrungen für eine Beförderung ist wichtig
Vorlage eines Zwischenzeugnisses für eine Weiterbildung nötig
Auszeit (Sabbatical oder Elternzeit) soll genommen werden
Beurteilung der eigenen Leistung ist nach längerer Zeit der Beschäftigung gewünscht
Übernahme des Unternehmens durch eine andere Firma steht an

Wichtig: Arbeitnehmer können zwischendurch zwar ein Arbeitszeugnis anfordern, ein wirkliches Recht auf Ausstellung des Zeugnisses besteht aber nicht. Der Wunsch sollte geäußert und gut begründet werden. Dabei spielt sicherlich auch der richtige Moment der Antragstellung eine Rolle. Ein Vorab-Gespräch mit dem Chef kann nicht schaden.

Auch er weiß, wann ein Zwischenzeugnis anzufordern ist und wird den betreffenden Mitarbeiter für einige Zeit beobachten. Etwaige Zweifel wegen einer möglichen Kündigung können dabei ausgeräumt werden.

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, wobei zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis unterschieden wird.( Foto: Adobe Stock-auremar )

Fristen beim Anfordern des Arbeitszeugnisses

Auch wenn bei einem Zwischenzeugnis kein Anspruch darauf besteht, ein Zeugnis wirklich erhalten zu müssen, so gilt das für ein reguläres Arbeitszeugnis zum Ende der Anstellung hin nicht. Bezüglich der Fristen wird zwischen dem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis unterschieden.

Bei einem einfachen Zeugnis besteht die Möglichkeit der Anforderung so lange, wie der Arbeitgeber über die Unterlagen zum Mitarbeiter verfügt. Wer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordern möchte, sollte die verschiedenen Fristen kennen.

Einzuhalten sind hier:

arbeitsvertragliche Fristen
tarifvertragliche Fristen
gesetzliche Fristen

Wichtig: Vertragliche Fristen haben immer Vorrang vor gesetzlichen Fristen! Arbeitnehmer sollten daher, wenn sie ein Arbeitszeugnis anfordern wollen, zuerst prüften, ob es vertraglich festgelegte Fristen gibt. Diese finden sich im Arbeitsvertrag. Er kann regeln, dass Ansprüche, die sich aus dem Arbeitsverhältnis ergeben, binnen einer gesetzten Frist geltend gemacht werden müssen.

Häufig ist hier ein Zeitraum von zwölf Wochen genannt. Das heißt, dass die Ansprüche innerhalb von zwölf Wochen nach ihrer Fälligkeit deutlich gemacht werden müssen. Die Fälligkeit ist der Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Unternehmen. Eine kürzere Frist als die der zwölf Wochen ist rechtlich nicht gültig.

Auch aus dem Tarifvertrag können sich Fristen ergeben. Sind diese unverständlich oder nicht eindeutig geklärt, kann der Betriebs- oder Personalrat befragt werden.
Gesetzliche Fristen finden sich unter anderem in § 195 BGB, dort ist eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren genannt. Damit hätte der Arbeitnehmer das Recht, binnen drei Jahren das Arbeitszeugnis anfordern zu können.

Zuletzt sei an dieser Stelle noch die Rechtsprechung genannt. Sie geht in vergleichbaren Urteilen von Fristen von nur einem Jahr aus. Die entsprechenden Urteile können als Orientierung genutzt werden.

Es ist sinnvoll, den Arbeitgeber auf das Ausscheiden aus dem Unternehmen aufmerksam zu machen. So hat dieser die Gelegenheit, rechtzeitig zum Tag des Ausscheidens das Arbeitszeugnis zu erstellen. ( Foto: Adobe Stock-opolja)

Weitere Tipps zur Anforderung des Arbeitszeugnisses

Verspätete ein Arbeitszeugnis anfordern?

In der Regel sind die Fristen zum Anfordern des Arbeitszeugnisses im Tarif- oder Arbeitsvertrag geregelt. Findet sich dort nichts, kann der Arbeitnehmer sein qualifiziertes Arbeitszeugnis auch noch Jahre später anfordern, sofern seine Unterlagen in dem betreffenden Unternehmen noch vorhanden sind.

Allerdings kann diesem Punkt die regelmäßige Rechtsprechung entgegen stehen, denn diese geht davon aus, dass das Zeugnis unmittelbar nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses angefordert werden sollte. Die Gerichte gehen bezüglich der Fristen unterschiedlich vor, während die einen eine Verjährung nach sechs Monaten sehen, setzen die anderen die Verjährungsfrist auf drei Jahre an. Tipp: Unbedingt zeitnah um die Ausstellung des Zeugnisses kümmern!

Vorlagen für das Anfordern des Arbeitszeugnisses nutzen?

Viele Arbeitgeber wälzen die Pflicht zum Ausstellen des Arbeitszeugnisses auf den Arbeitnehmer ab. Sie lassen ihn das Zeugnis selbst schreiben, wohl wissend, dass die meisten Arbeitnehmer die gängigen Geheimcodes im Zeugnis nicht kennen.

Natürlich ist der Angestellte nicht dazu verpflichtet, sein Zeugnis selbst zu schreiben, auf der anderen Seite hat er damit wunderbare Einflussmöglichkeiten auf die eigene Beurteilung. Dass das Zeugnis angefordert wurde, sollte aber zu belegen sein. Hilfreich kann dann die Nutzung einer Vorlage sein. Diese beinhaltet jeweils die Namen und Anschriften von Arbeitnehmer und Arbeitgeber sowie das Datum und den Ort der Ausstellung des Schreibens.

Außerdem sind dabei folgende Punkte wichtig:

Arbeitnehmer nennt das Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Bitte um Ausstellung eines qualifizierten und berufsfördernden Arbeitszeugnisses
Übersicht aller Tätigkeiten, die im Unternehmen ausgeführt wurden
Zeitraum der Beschäftigung im Unternehmen
Bitte um kurzfristige Ausstellung wegen Neubewerbung

Arbeitgeber sind dazu angehalten, ein wohlwollendes Zeugnis auszustellen. Es soll ein realistisches Bild abgeben und keine versteckten Anschuldigungen enthalten. ( Foto: Adobe Stock-Robert Kneschke )_

Korrektur des Arbeitszeugnisses verlangen

Arbeitgeber sind dazu angehalten, ein wohlwollendes Zeugnis auszustellen. Es soll ein realistisches Bild abgeben und keine versteckten Anschuldigungen enthalten. Wer mit seinem Zeugnis nicht zufrieden ist, hat die Möglichkeit, es korrigieren zu lassen. Das gilt immer dann, wenn formale Vorschriften nicht eingehalten wurden oder wenn eine unvollständige oder falsche Wiedergabe der Tätigkeiten und Bewertungen erfolgt ist.

Bis zu zehn Monate kann sich der Arbeitnehmer Zeit lassen, um eine Korrektur zu beantragen. Wichtig ist, den Einspruch schriftlich vorzulegen. Die Korrekturen finden nicht im bestehenden Zeugnis statt, sondern es erfolgt eine Änderung der betreffenden Passagen und ein Neuausdruck des Zeugnisses.

Arbeitgeber erstellt kein Arbeitszeugnis

Arbeitnehmer haben die Möglichkeit der schriftlichen Abmahnung, wenn der Arbeitgeber seiner Verpflichtung zum Ausstellen des Arbeitszeugnisses nicht nachkommt. Hilfreich kann es sein, dem Antrag auf Ausstellung eines Zeugnisses einen eigenen Entwurf beizulegen. Muss eine Mahnung erstellt werden, sollte diese dem Arbeitgeber per Einschreiben zugehen.

Hilft alles nichts, bleibt nur noch der Weg über eine gerichtliche Klage, der Arbeitnehmer reicht eine sogenannte Zeugnisklage ein. Arbeitgeber kommen demnach nicht um die Ausstellung eines Zeugnisses herum. Wenn sie sich weigern, verzögern sie ihre Pflicht nur und müssen letzten Endes die Kosten für ein Gerichtsverfahren tragen, das sich hätte von vornherein vermeiden lassen.