Spesen: Definition, Pauschalen und was für die Abrechnung 2024 wichtig ist

Außer Spesen nichts gewesen.“ Diese scheinbar banale Redewendung birgt jedoch eine tiefere Bedeutung, die sich mit einem allgegenwärtigen Aspekt des Berufslebens auseinandersetzt: Spesen. Doch was sind Spesen eigentlich? Spesen sind die Ausgaben oder Kosten, die im Rahmen einer bestimmten Tätigkeit entstehen, insbesondere bei Dienstreisen.

Sie umfassen eine Vielzahl von Aufwendungen, angefangen von Transport- und Unterkunftskosten bis hin zu Verpflegungsausgaben. Die Möglichkeit, diese Kosten steuerlich geltend zu machen, ist ein wesentlicher Aspekt für viele Berufstätige und Unternehmen. In dieser Einleitung werden wir genauer auf die Bedeutung und die steuerlichen Aspekte von Spesen eingehen sowie auf ihre Rolle im beruflichen Alltag.

Spesenabrechnung und steuerliche Regelungen Aktuell gültige Spesenpauschalen Das ist bei der Abrechnung 2024 wichtig

Spesenabrechnung und steuerliche Regelungen

Spesen werden in der Buchhaltung auch als Tagegeld bezeichnet. Es handelt sich um Kosten für den Verpflegungsmehraufwand, der für Personen auf Geschäftsreisen entsteht. Angestellte können sich diese Spesen vom Arbeitgeber erstatten lassen, was über die Spesenabrechnung vorgenommen wird. Dabei geht es nicht um die Erstattung aller Kosten, sondern nur der Aufwendungen, die über das übliche Maß hinaus gehen. Daher auch die Bezeichnung „Verpflegungsmehraufwand“. Werden die Aufwendungen nicht über den Arbeitgeber erstattet, können Fahrt- und Übernachtungskosten sowie weitere Nebenkosten auch im Rahmen der Steuererklärung angesetzt werden. Hier gibt es die Möglichkeit, dass Pauschalen gezahlt werden. Auch die konkrete Abrechnung nach aktuellen Sätzen ist möglich.

Die gesetzlichen Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand finden sich im Einkommenssteuergesetz und hier in § 9 Abs. 4a. Inbegriffen sind hier auch Reisenebenkosten wie Eintrittskarten, WC-Gebühren und Portokosten.

Aktuell gültige Spesenpauschalen

In Deutschland gibt es feste Spesenpauschalen, die nicht vom einzelnen Arbeitgeber festgesetzt werden können. Sie sind vielmehr für alle Unternehmen und damit für alle Mitarbeiter gleich. Unterschieden wird zwischen der kleinen und der großen Spesenpauschale. Erstere gilt für Reisen, die beruflich bedingt sind und zwischen acht und 24 Stunden dauern. Hinzugerechnet werden überdies der An- und Abreisetag.

Die große Spesenpauschale hingegen ist für Geschäftsreisen, die mehr als 24 Stunden dauern, maßgeblich. Für 2024 gilt ein pauschaler Satz von 14 Euro für die kleine und von 28 Euro für die große Pauschale. Geht es lediglich um die Übernachtung, so werden 20 Euro angesetzt.

Video: Steuertipp: Fahrtkosten & Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeit 2023

Wichtig: Die Spesenpauschalen werden nur befristet gewährt, was bedeutet, dass sie nach einer Frist von drei Monaten nicht mehr beansprucht werden können. Der Anspruch auf Spesen verfällt demnach, wenn ein Angestellter für mehr als drei Monate an einem Ort bleibt.

Das ist bei der Abrechnung 2024 wichtig

Die Höhen der kleinen und großen Verpflegungspauschale wurden zum 1. Januar 2024 auf die oben genannten Sätze angehoben.

Dabei haben sich auch die Spesen für Geschäftsreisen ins Ausland verändert.

Geht die Geschäftsreise beispielsweise nach Österreich, können für volle Abwesenheitstage seit dem 1. Januar 2024 50 Euro pro Tag angesetzt werden.

Für den An- und Abreisetag können noch einmal 33 Euro angesetzt werden, sofern die Abwesenheit von zu Hause mehr als acht Stunden beträgt.

Diese großen Spesenpauschalen gelten in anderen Ländern:

Schweiz: 66 Euro
Niederlande: 47 Euro
Polen: 29 Euro
Schweden: 66 Euro
Italien: 42 Euro
Frankreich: 53 Euro

Auch die pauschalen Übernachtungskosten wurden neu berechnet. Ein Beispiel: Bei einer Übernachtung in Mailand können für 2024 191 Euro angesetzt werden.

Diese Pauschale hingegen kann nicht über die Einkommenssteuererklärung, sondern nur über die Erstattung durch den Arbeit angesetzt werden.